Järjestäytyminen: 5 keksinnöllistä käyttöä dropbox-liiketoiminnassa

Pienet yritykset siirtyvät usein pilvipohjaisiin tallennuspalveluihin, kuten Dropboxiin, koska ne tarjoavat paljon arvoa - mutta vain, jos yritykset hyödyntävät niitä täysimääräisesti.

Tässä on viisi fiksua tapaa käyttää Dropboxia yrityksessäsi.

1. Käytä Dropboxia kuten palvelinta; Edistä läpinäkyvyyttä

Ehkä ilmeisin tapa käyttää Dropboxia yritysympäristössä on vaihtoehtona jaetulle palvelimelle. Erityisesti pienille yrityksille Dropbox Business -tilin kustannukset voivat olla paljon alhaisemmat kuin yrityksen sisäisen palvelimen ostaminen ja henkilöstön palkkaaminen sen ylläpitämiseksi.

Dropboxin käyttö palvelimen tavoin, olipa kyse sitten FTP-palvelimesta vai jaetusta verkosta, johon on liitetty tallennustila, antaa ihmisten kaikkien saada käsiinsä samat tiedostot, jotta he voivat tehdä yhteistyötä ja parempaa versionhallintaa. Siitä voi tulla keskeinen paikka tallentaa käytännesääntöoppaita, hyötyä koskevia tietoja ja tyylioppaita tyypillisempien tiedostojen lisäksi, jotka liittyvät yhteistyötä vaativaan työhön.

Jos yrityksesi tavoitteena on edistää läpinäkyvyyskulttuuria, muun tyyppisten yritysasiakirjojen, kuten sijoittajille tai hallituksen jäsenille esitettävien taloudellisten raporttien ja diaesitysten, tarjoaminen kaikkien työntekijöiden saataville Dropboxin kautta, voi olla erinomainen askel oikeaan suuntaan.

2. Jaa matkareittejä; Pidä heidät offline-tilassa mobiililaitteissa

Yritysten omistajat ja työntekijät, jotka matkustavat usein, voivat joutua jakamaan matkasuunnitelmansa muiden toimiston kanssa. He voivat luottaa siihen, että toinen henkilö varaa matkan heille. Asentamalla kansion matkareittejä varten jokaisella, jolla on tiedettävä työtoverin matkajärjestelyjen sijainti tai yksityiskohdat, on pääsy.

Lisäksi, käyttämällä Dropbox-mobiilisovellusta, matkustaja voi merkitä omat reittinsä "suosikkeihin" tehdäkseen niistä offline-tilassa, joten ne ovat käytettävissä jopa 30 000 metrin etäisyydellä. (Jos olet henkilö, joka vastaa jonkun toisen matkan varaamisesta, kuvittele, kuinka paljon yksinkertaisempi tämä ratkaisu voi olla kuin sähköpostin lähettäminen matkustajalle kopio matkasuunnitelmasta joka kerta, kun hän ei löydä sitä, jotain, joka epäilemättä tapahtuu koko ajan.)

3. Kerää fakseja

Joskus saadakseni kuvan siitä, kuinka yritykset käyttävät erilaisia ​​ohjelmistoja ja palveluita, käyn yrityksissä ja haastattelen heitä tekemästään toiminnasta. Viime vuonna puhuessaan Vertin kanssa (mobiilimaailman taitava markkinointi- ja mainostoimisto), perustaja Kevin Planovsky selitti minulle, kuinka hänen yrityksensä kerää fakseja pilvipohjaiseen tallennusvarastoon - Vert käyttää tosiasiallisesti Boxia, ei Dropboxia, mutta asennus tukee jompaakumpaa - käyttämällä HelloFaxia.

Aina kun joku lähettää faksin, HelloFax sijoittaa digitaalilähdön määritettyyn kansioon Dropbox- tai Box-kansioon. Hyvin menee askeleen pidemmälle yhdistämällä järjestelmään myös työpaikan hallintatyökalu Podio. Jokainen saapuva faksi luo automaattisesti Podiossa tehtävän, joka kehottaa Planovskya ja hänen perustajaansa tarkistamaan lähetyksen.

4. Jaa media asiakkaiden, asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa

Yksi Dropboxin käytön valtavista eduista on, että voit joustavasti päättää, haluatko jakaa tiedostoja vain sisäisen tiimisi kanssa vai asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Missä näen Dropbox-tiedostojen ulkoisen jakamisen eniten, ravintolan verkkosivustoilla, jotka usein tarjoavat niiden valikoita julkisen Dropbox-linkin kautta.

Harkitse pienen ravintolan liiketoimintaa. Valikko voi muuttua päivittäin. Se on korkea stressi-ympäristö, joka ei käy paljon toimistolaitteita. Ja kaikkien työntekijöiden ei tarvitse olla teknisiä taitajia. Jos ravintola pitää päivittäisen valikon asiakkaiden saatavilla Dropboxin (eikä esimerkiksi verkkosivun) kautta, työntekijä voi helposti pudottaa päivämenun PDF-tiedoston asiaankuuluvaan kansioon, jota asiakkaat voivat nähdä, HTML-koodausta ei tarvita. Linkki ravintolan verkkosivustolta Dropboxin valikon sijaintiin on aina sama, joten ei ole turhaa, ei mussia.

Toinen yleinen tapa, jolla yritykset käyttävät Dropboxia, on yhteistyö kumppaneiden kanssa erityisen visuaalisen luonteen hankkeissa, kuten verkkosivustojen uudelleensuunnittelu. Tallentamalla konseptitaidetta ja malleja Dropboxiin kaikki osapuolet voivat katsella niitä tarvitsematta lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse.

Yksi huomautus: Dropbox Business -tilien linkkien kaistaleveysraja on 200 Gt päivässä. Jos tilisi saavuttaa rajan, linkkisi jäädytetään automaattisesti (mutta vain väliaikaisesti). Dropbox kertoo ilmoittavansa Dropbox-järjestelmänvalvojalle sähköpostitse, kun tämä ongelma ilmenee, mutta välin kaikki, jotka yrittävät käyttää linkkejä, näkevät virhesivun tiedostosi sijaan.

5. Testaa työnhakijoiden taitoja

Tietyillä aloilla, kuten ohjelmointi ja kirjoittaminen, työnhakijat suorittavat tyypillisesti testin hakuprosessin aikana. Miksi et laajentaisi tätä ideaa testaamalla ehdokkaiden tietokonetaitoja ja kykyä noudattaa ohjeita pyytämällä heitä lähettämään tiettyjä asiakirjoja yhteen Dropbox-kansioihisi?

Kun ehdokas läpäisee ensimmäisen seulonnan ja on haastatteluvaiheessa, voit kutsua hänet jaettuun kansioon ja antaa ohjeita lataamista varten, kuten jatkaminen, näytteen kirjoittaminen, ohjelmointikoodin pala, taidetta, videoita - sinä saada idea. Anna ehdokkaillesi tarkat ohjeet tiedoston nimeämiselle, sen enimmäiskokolle ja niin edelleen, jotta näet kuinka helposti ja nopeasti he voivat suorittaa toiminnan. Ja jos tämä testi heijastaa yrityksesi säännöllisiä käytäntöjä, ehdokas saa varhaisen kuvan yrityksen toiminnasta. (Sain tämän idean Nyaya Health -nimiseltä organisaatiolta. Palkkaustiimi käyttää samanlaista testiä mahdollisille vuokralaisille, vain yhteistyö- ja tehtävänhallintatyökalulla Asanalla Dropboxin sijaan.)