Sisällysluettelo:
Sisällys
- Järjestäytyminen: 15 asiantuntijoiden tuottavuusvinkkejä
- Haastattelut 3 ja 4
- Tuottavuusvinkit 1-15
Yksi järjestäytyneenä olemisen haaroista on, että meillä on taipumus lukittua omiin organisaatiotapoihimme ja tekniikkaamme, erehtymällä jäykkyyteen kurinalaisuuteen. Tämän viikon Get Organized -sarakkeessa päätin ulottua huomattavasti omien rajojeni ulkopuolelle haastattelemalla neljää tuottavuuden sovelluksia kehittävää ihmistä ja kysymällä heiltä omia vinkkejä ja temppuja pysyäkseen järjestäytyneinä ja tehokkaina.
Nämä toimitusjohtajat, perustajat ja kehittäjät viettävät työajansa ajatellessaan sitä, mitä järjestäytymättömien ihmisten on tehtävä tullakseen järjestäytyneemmiksi. He rakentavat ohjelmistonsa tietojen testaamisen, henkilökohtaisten havaintojen ja valtavan käyttäjäyhteisön palautteen perusteella.
Näistä neljästä haastattelusta löydät pohdintoja siitä, mitä tarkoittaa olla järjestäytynyt ja tuottava, sekä joitain erityisiä vinkkejä ja temppuja, joita nämä asiantuntijat käyttävät itse.
Amir Salihefendic on Doist-yhtiön perustaja, joka on erikoistunut tuottavuusohjelmistoihin. Yhtiön kaksi lippulaivaohjelmistotuotetta, Todoist ja Wedoist, auttavat enemmän ihmisiä hallitsemaan henkilökohtaisia tehtäviään ja yhteistyöprojekteja. Alla on ote pidemmästä haastattelusta, jonka tein Salihefendicin kanssa organisaatiosta ja tehokkuudesta.
JD: Todoist-tuotteesi tavoitteena on auttaa ihmisiä hallitsemaan suoritettavat tehtävät. Mitä olet oppinut kehittäessäsi sovellusta siitä, mitä suurin osa ihmisistä tarvitsee apua ja ohjausta tehtäviensä suorittamisessa?
AS: Ihmiset ovat todella huonoja luomaan tehtäviään. Suurin osa ihmisistä luo tehtäviä, joita on todella vaikea suorittaa. Esimerkiksi "laihtua" ei ole tehtävä; se on pidempi projekti, joka sisältää satoja tehtäviä. Useimmat ihmiset lisäävät kuitenkin "laihtua" tehtävänä.
Parempaa on nähdä "laihtua" projektina, jolla on tehtäviä, kuten syödä kymmenen hedelmää päivässä, käydä kuntosalilla joka toinen päivä jne. Tehtävän monimutkaisuuden ymmärtäminen ja jakaminen hallittavissa olevaksi ja toimivaksi paloiksi on todellakin. tärkeä organisaatiollesi ja tuottavuudellesi. Se on myös motivoivaa, koska voit suorittaa alatehtäviä matkan varrella ja tuntea olevansa pääsemässä lähemmäksi tavoitetta.
JD: Voitko jakaa kanssamme kaksi tai kolme vinkkiä tai temppuja tuottavuuden lisäämiseksi?
AS: Uskon, että sähköposti on todella tuottavuuden tappaja. Saan satoja sähköposteja päivässä, ja hallitsen tätä seuraavalla tavalla:
- Tarkastelen ja käsittelen sähköpostia vain kolme kertaa päivässä (aamulla, keskipäivällä ja iltapäivällä).
- Vastaan sähköpostiin, jos se vie vähemmän kuin minuutin.
- Arkistoin, jos sähköposti ei ole tärkeä.
- Valtuutan sähköpostin [haluan vastata myöhemmin] tehtäväksi Todoistille (Chrome-laajennuksen kautta) ja määritän eräpäivän, jotta et unohda sitä.
- Iltapäivällä, kun energiani ovat alhaiset, vastaan pidempiin sähköposteihin.
JD: Haluatko jakaa kuvan työtilastasi tai kuvakaappauksen työpöydältä?
Mikael Berner: Se on todella tärkeää. Toinen ulottuvuus, joka mielestäni tukee ehdotustasi, on, että järjestäytyminen ei tarkoita, että olet kurinalainen tai osaat toimia. Mielestäni organisaation taustalla oleva kurinalaisuus on tärkeä.
Katson myös, että keskittyminen voidaan ymmärtää väärin, koska sen on oltava pitkää [keskeytymättömän työn ajanjaksoja].
Olemme lukeneet ja löytäneet tutkimuksia, joissa sanotaan, että tavallisen ihmisen tilanne vaihtuu kolmen minuutin välein, mutta ei tule takaisin tehtävään 27 minuutin ajaksi. Tuottavuus on paljon kontekstin vaihtamisesta ja siitä, kuinka luet ja käsittelet tietoja. Sinun on kyettävä vastaamaan tärkeisiin asioihin, jotka tulevat sisään. Järjestetäänkö sinä, että sinulla on puhelinnumerot oikeissa paikoissa ja oikeaan aikaan? Vai joudutko pomppimaan ympäri löytääksesi ne?
JD: Mitä tutkimuksia tai tietoja kerroit EasilyDo-ohjelmaa kehitettäessäsi siitä, mitä ihmisten on oltava tehokkaampia, järjestäytyneempiä ja tuottavampia?
MB: Olemme havainneet tutkimuksissamme, että kukaan meistä ei ole tietoinen siitä, kuinka paljon aikaa ja energiaa panostamme pieniin tehtäviin, joita emme edes tiedä, ovat tehtäviä. Sekuntikello kuinka kauan näiden pienten tehtävien suorittaminen kestää, ja vertaa niitä kuinka kauan älykkäällä agentilla suorittaa ne puolestasi.
Meitä kaikkia punnitaan, emmekä edes tiedä, että meitä punnitaan punnittujen sovellusten ja tietojen perusteella.
JD: Voitko jakaa kanssamme kaksi tai kolme omia vinkkejä ja temppuja tuottavuuden parantamiseksi?
MB: Luotan työkaluihin, jotka auttavat minua käsittelemään tärkeintä tietoa. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - paljon asioita, jotka poistavat sähköpostin - suosittelen mitä tahansa näistä työkaluista.
Paras sääntö, ja liuen toisinaan tästä, on "Jos aiot avata sähköpostin, tee joko jotain sen kanssa, kuten vastaa siihen, tai poista se tai arkistoi se." Älä edes avaa sähköpostia, ellet voi käsitellä sitä heti. Se on osa kahden minuutin sääntöä.
Istun nyt kokoushuoneessamme, jossa on nämä Ikea-pöydät, mutta ne ovat lasipöytiä, joihin voit piirtää kuivalla poistomerkillä. Se tuo ryhmätyön yhdessä pöydälle sen sijaan, että lähettää yhtä ryhmän jäsentä pöydälle. Se vahvistaa ryhmätyötä.
