Järjestäytyminen: 10 strategiaa parempia, tehokkaampia tehtävälistoja varten

Kuinka tehokas tehtäväluettelosi on? Auttaako se päiväsi suunnittelua? Auttaako se sinua priorisoimaan? Vai onko se loputon luettelo asioista, joista tuntuu syyllisiltä siitä, ettet ole vielä tehnyt, ja et todennäköisesti tee lainkaan?

Hyvä tehtävälista tarjoaa voiman paitsi muokata päiväsi myös keskittää huomiosi mihin tahansa, mikä on sinulle merkityksellisintä. Kirjoittamalla tehtävät jakaat tehokkaammin isommat tavoitteesi hallittavissa oleviin osiin. Viikoittainen tehtäväsi pöydällesi kerääntyneiden papereiden siivous voi auttaa sinua saavuttamaan suuremman tavoitteen pysyä järjestäytyneenä ja jäädä paperittomaksi. Jopa päivittäistavarakaupan luettelo voi osoittaa suuremman tavoitteen syödä hyvin tai keittää kotona enemmän.

Kun opit tekemään tehokkaan tehtäväluettelon, voit pitää mielesi paremmin todellisina tavoitteina. Hyvän tehtäväluettelon tulisi antaa sinulle ohjeita, ei täyttää sinua pelolla. Tässä on vinkkejä parempien tehtävälistojen luomiseen.

1. Valitse oikea tehtäväsovellus sinulle

Ensimmäinen askel parannettavissa olevan luettelon laatimisessa on päättäminen, missä se säilytetään. Ei ole mitään vikaa siinä, että sinulla on paperinen tehtäväluettelo. Jos se toimii sinulle, upea. Toisin sanoen on monia syitä, miksi todella hyvä tehtäväluettelo-sovellus on parempi:

• Tehtäväsovelluksissa on sisäänrakennetut muistutukset.
• Digitaalisia luetteloita on helpompi muokata kuin paperisia, joten voit säätää prioriteetteja ja selkeyttää tehtäviä tarpeen mukaan.
• Et voi kadottaa digitaalista luetteloa, joka on tallennettu pilveen. Jos et ole luonnollisesti organisoitunut henkilö, tämä voi olla tärkeä etu.
• Tehtäväsovelluksen eri näkymät antavat sinun nähdä vain tällä hetkellä merkityksellisiä tehtäviä.
• Tehtäväluettelosovellukset voivat olla yhteistyössä; voit antaa tehtäviä muille ihmisille ja saada ilmoituksen heidän suorittaessaan ne.
• Voit valita tehtäväluettelosovelluksen ominaisuuksilla, jotka motivoivat sinua, olipa kyse sitten kauniista suunnittelusta tai pelikokemuksesta.

Tehtäväluettelo-sovelluksia on valtavasti. Voit menettää kokonaisten päivien tuottavuuden tutkimalla kaikkia tehtävänhallintasovelluksia, jotka näkyvät haussa missä tahansa sovelluskaupassa. Kun olen testannut monia niistä, suosittelen eniten seuraavia:

• Todoist
• Any.do
• asana
• asiat

Muutamia muita sovelluksia, jotka ovat hienoja tietyissä olosuhteissa, ovat Google Tehtävät (integroitavaksi G Suite -sovelluksiin), Microsoft To-Do (jos käytät Microsoft Office tai Windows 10), Habitica (jos pidät pelaamisesta) ja Omnifocus (niille, joille jotka lisäävät tehtäviin paljon yksityiskohtia). Niitä on kuitenkin niin monia. Jos mikään näistä ei löydä mielikuvitusta, kysy ystävältäsi (erityisesti järjestäytyneiltä) mitä he käyttävät. Kokeile muutamaa ja valitse haluamasi, ja se varmuuskopioi tietosi pilveen, jotta et koskaan menetä mitään.

Jos tarvitset apua tehtävien seuraamiseen, koska ne näyttävät aina olevan käynnissä tai pidossa, kanban-paneelisovellus, kuten Trello, voi palvella sinua paremmin kuin perinteisempi tehtävälista.

2. Tee enemmän kuin yksi luettelo

Hyvin harvoilla ihmisillä on vain yksi tehtäväluettelo. Luo tehtäväluettelo töille ja erillinen henkilökohtaisia ​​tehtäviä varten. Sinulla voi olla jaettu luettelo kotitaloustehtävistä, joku päivä -luettelo, johon kirjoitat asiat, jotka haluat tehdä, mutta jotka eivät ole kiireellisiä, ja paljon muuta.

Useamman kuin yhden luettelon avulla voit keskittyä. Kun olet töissä ja olet valmis ottamaan joitain työhön liittyviä tehtäviä, et halua häiritä sitä, että joudut leipomaan syntymäpäiväkakkua vapaapäivänäsi.

Kaikkien loistavien tehtävien avulla voit luoda useita luetteloita. Aloita muutamalla, jotka ovat helppoja ja ilmeisiä, kuten:

• Tehdä työtä
• henkilökohtainen
• Kotitalous

Ehkä sinulle on järkevämpää olla hanke A ja projekti B kuin yleinen työluettelo. Mitä muuta tarvitset? Voit aina muuttaa luetteloita myöhemmin.

3. Lisää uusia tehtäviä niin nopeasti kuin mahdollista

Kun uusi tehtävä ponnahtaa päähän, kirjoita se tehtäväluetteloon niin nopeasti kuin mahdollista. Jos tehtäväsovelluksessasi on jonkinlainen pikanäppäin uuden tehtävän lisäämiseksi, opi se. Jos sovelluksessasi on matkapuhelimen pikakuvake, määritä se.

Kun lisäät tehtäviä tehtäväluetteloosi heti ajatellessasi niitä, voit estää itseäsi asumasta niihin. Kun se on kirjoitettu, sinun ei tarvitse muistaa sitä enää.

4. Määritä eräpäivät

Kun tehtävällä on eräpäivä, lisää se tehtäväluetteloosi. Määräajat auttavat sinua priorisoimaan.

Kaikki tehtävät eivät tarvitse kovaa ja nopeaa määräaikaa tosielämässä, jotta ne saadaan tehtäväluetteloosi. Määritä päivämäärä tehtäville aina, kun tiedät karkeasti, kun luulet saavasi sen tehdä.

Tämä on tehokasta kahdesta syystä: Ensinnäkin useimpien tehtäväsovellusten avulla näet, mikä on "tänään", "huomenna" ja "tällä viikolla" riippumatta siitä, mihin luetteloon he kuuluvat. Joten näet kaiken erääntyvän " tänään "työluettelossasi, henkilökohtaisissa luetteloissa ja niin edelleen. Toiseksi, antamalla tehtäville eräpäivät, suunnittelet tehokkaasti viikkoasi, mikä on erinomainen ajanhallintastrategia.

5. Tarkista päivitys

Aloita joka päivä heittämällä silmä päiväsi tehtäväluetteloosi ja arvioimalla, onko se kohtuullista. Sitten tarkista se. Jos sinulla on tänään liian monia tehtäviä ja tiedät, että et pääse niihin kaikkiin, asetat itsesi epäonnistumaan.

6. Rajoita itsesi kolmesta viiteen päivittäiseen tehtävään

Keskimääräisenä päivänä tarkastan välillä kolme tai viisi tehtävää. Jos olen tahattomasti suunnitellut 12 tehtävää päiväksi, tiedän, etten pääse niihin kaikkiin, mikä tarkoittaa, että minun on priorisoitava ne uudelleen ja muutettava heidän eräpäivänsä. Jos havaitsen tämän mahdollisen ongelman ennen päiväni alkamista, voin mukautua sen sijaan, että tunteisin stressiä kaikista niistä tehtävistä, jotka aioin tehdä ja joita en tehnyt.

Mikä on päivittäinen tehtävärajasi? Se riippuu siitä, millaisia ​​tehtäviä kirjoitat ja kuinka vaikeita ne on suorittaa. Ajan myötä, jos seuraat kuinka monta tehtävää tarkistat päivittäin - parhaiten suoritettavat sovellukset tekevät sen puolestasi - opit maksimisi. Kun tiedät maksimisi, voit rajoittaa päivittäiset tehtävänsä kohtuulliseen määrään.

7. Kirjoita tehtävät, ei tavoitteet tai tavoitteet

Se mitä kirjoitat tehtäväluetteloosi, on tärkeä. Täytä luettelosi tehtävillä, ei tavoitteilla. Tätä varten sinun on tiedettävä ero näiden kahden välillä.

Tavoitteet ovat saavutuksia tai toivottuja tuloksia. Niiden määritys on yleensä vaikeaa. Esimerkki on "tullut sujuvasti hindiksi". Tämän lisääminen tehtäväluetteloon ei olisi kovin tehokasta.

Tavoitteet ovat merkkejä matkalla tavoitteen saavuttamiseen. Se on paljon helpompaa sekoittaa nämä tehtäviin, koska tavoitteet ovat tarkempia ja määritettävissä. Esimerkki tavoitteesta saattaa olla "keskustella suosikki elokuvistani hindin kielellä hindin kielellä".

Joten mitä tehtävät ovat? Tehtävät ovat toimia, jotka suoritat tavoitteen saavuttamiseksi. Mene tavoite alas ja sinulla on tehtävät. Hyvin usein ne ovat yksittäisiä tapahtumia, vaikka ne saattavat toistua. Tehtävänä voi olla "oppia kolme uutta hindin verbiä" tai "opiskella 30 minuutin ajan".

Tehtävät - eivät tavoitteet tai päämäärät - kuuluvat tehtävien luetteloon.

8. Pidä tavoitteesi ja tavoitteesi erillään

Tavoitteidesi määritteleminen on tärkeä osa parempien ja tehokkaampien tehtäväluetteloiden tekemistä. Täydellisessä maailmassa suorittamasi tehtävät ovat ensisijaisesti tavoitteidesi saavuttamista. Jos ei, miksi tuhlaat aikaa tekemällä niitä? Sinun on tiedettävä, mitkä ovat tavoitteesi, mutta et tarvitse niitä tehtäväluettelossasi.

Kirjoita tavoitteesi muualle. Jos tehtäväluettelossasi on muistiinpanoja, lisää ne sinne. Jos pidät päiväkirjaa, saatat kirjoittaa tavoitteesi muistiin ja tarkistaa niitä neljännesvuosittain tai vuosittain. Viitaa tavoitteisiisi ajoittain, mutta älä anna heidän häiritä sinua tietyistä asioista, jotka sinun on tehtävä tänään.

9. Katso usein tehtäväluetteloa

Tehokas tehtäväluettelo opastaa sinut koko päiväsi. Suunnittele aikaasi tarkastelemalla sitä viikon alussa. Tarkastele sitä päivän alussa tarkistaaksesi päiväsuunnitelmasi. Katso sitä lounaan jälkeen, jotta tiedät, mihin muuhun sinun on keskityttävä loppupäivän ajan. Kun tunnet kadonnut tehtävän tai tarvitset tauon siitä, katso tehtäväluettelostasi jotain pientä ja helppoa, jota voit käsitellä sillä välin.

Mitä enemmän katsot luetteloasi, sitä enemmän luotat siihen. Mitä enemmän luotat siihen, sitä vähemmän sinun on muistettava, mitkä tehtävät sinun on tehtävä. Mitä vähemmän sinun on muistettava, sitä enemmän vapautat mieltäsi keskittyä käsillä olevaan tehtävään.

10. Tee tehtäväluettelostasi skannattava

Jos tarkastelet tehtäväluetteloa usein - ja mielestäni sinun pitäisikin - ymmärrät nopeasti, kuinka hyödyllistä on nähdä tarvitsemasi yhdellä silmäyksellä kuin syvän lukemisen kautta.

Käytä tiukkaa kieltä tai lyhenteitä tehtävien kirjoittamiseen. Monilla sovelluksilla on tärkeysluokitukset tai tähdet, jotka voit lisätä, jotta voit korostaa tärkeitä tehtäviä. Värikooda tehtäväsi, jos se auttaa. Käytä kuvakkeita, jotka antavat sinulle lisätietoja tehtävästä, kuten esimerkiksi se, vaatiiko se puhelinsoittoa vai liittyykö se terveydenhuoltoon. Riippumatta siitä, kuinka nopeasti tarkastellaan tehtäväluetteloa, sinun pitäisi voida saada paljon tietoa siitä, mitä on tehtävä.

Tuottavuuden sydän

Suuri tehtävälista on henkilökohtaisen tuottavuuden ydin. On niin ilo löytää sinulle sopiva tehtävähallinnan sovellus ja prosessi. Luettelossa olevien kohteiden tarkistaminen antaa sinulle tunteen saavutuksesta ja on avainasemassa organisoitumisessa. Luotettava tehtäväjärjestelmä tekee elämästä sekä helpompaa että vähemmän stressaavaa.