Sotkuudesta paperittomaan 5 vaiheessa

Jos unelmoit päivästä, jolloin heität muistikirjat, käyntikortit ja muut paperiromut ja sinusta tulee todella paperiton henkilö, miksi et aloittaisi tänään? Muutamalla vinkillä ja oikeilla työkaluilla voit aloittaa paperittomuuden heti. Mutta ensin, huomaa, että paperittomuus on vähän kuin laihtuminen: Se on vaikeampaa kuin miltä se kuulostaa. Se vie omistautumista. Se on elämäntavan valinta enemmän kuin projekti. Ja kukaan ei odota sinun olevan täydellinen.

Paperiton meneminen edellyttää myös, että sinulla on tarkoitus ja päämäärä. Aivan kuten laihdutus, jos tavoitteesi on "olla paperiton", se on yhtä epämääräinen kuin "laihtua". Kuinka paljon painoa yrität menettää? Missä elämässäsi yrität olla paperiton? Ja mikä tärkeintä, mikä on lopputavoite?

Joitakin yleisiä tavoitteita ovat:

• Vähemmän sotkua
• Tule tehokkaammaksi tai järjestäytyneemmäksi
• Tee asiakirjoista ja muistiinpanoista haettavissa
• Pidä parempia tietoja elämästäsi ja työstäsi

Jotkut näistä kysymyksistä saattavat kuulostaa triviaalisilta, mutta pitkällä tähtäimellä ne motivoivat. Ne auttavat sinua luomaan todellisia tavoitteita, jotka voit tarkistaa uudelleen aina, kun aloitat tieltä.

Vaihe 1: Siirry eteenpäin, ei taaksepäin

Kun olet valmis menemään paperittomaksi, aloita menemällä eteenpäin, ei taaksepäin.

Tarkoitan tällä sitä, että ajattelet paperittomuutta kaikessa, jota teet nyt aloittaessasi , mikä tarkoittaa myös kaiken sen vanhan paperin, kuten esimerkiksi yhden laskun toivottavien laskupinojen, jättämistä huomiotta ja vanhojen muistikirjojen kanssa eilisen muistiinpanoja. Tiedän, että on houkuttelevaa haluta digitoida kaikki nämä tiedostot, mutta se ei ole oikea ensimmäinen askel.

Vanha paperi ei mene mihinkään. Kaikista noista vanhoista papereista tulee niskan kipua digitalisoimiseksi, jopa parhaimmilla työkaluilla, joten älä takertu niihin oikein, kun aloitat.

Ajattele sen sijaan paperittomuutta tästä eteenpäin. Tämä tarkoittaa seuraavien toimenpiteiden toteuttamista:

• Digitaalisen kalenterin käyttäminen uusiin ja tuleviin tapaamisiin
• Muistiinpanojen tekeminen muistiinpanosovelluksessa (muutama ehdotus näkyy alla)
• Tehtäväluettelon asettaminen tehtäväsovellukseksi tai muistiinpanosovellukseksi.

Jopa näiden kolmen yksinkertaisen asian tekeminen voi viedä enemmän aikaa kuin huomaat.

Vaihe 2: Valitse muutama sovellus ja ohjelmisto ja pysy niiden mukana

Siellä on monia hienoja sovelluksia muistiinpanoihin ja tehtävien hallintaan. Jotkut suosittelemasi ovat: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember the Milk ja Wunderlist. Vaihtoehtoja on paljon!

Sinun tulisi myös valita tiedostojen synkronointiohjelma, jos sinulla ei ole sitä jo. Et ehkä aloita käyttöä heti, mutta asennat sen ja olet yleensä tyytyväinen siihen, miten se toimii yleensä. Muutama suosikkini ovat Google Drive, Dropbox, Box ja SugarSync.

Vaihe 3: Sitoutu!

Älä tuhlaa liian paljon aikaa yrittää päättää, mikä sovellus tai sovellukset ovat ehdottomasti parhaat. Löydä yksi tai kaksi, jotka tekevät mitä tarvitset heidän tehdäksesi, ja työskentele omien alustoidesi kanssa, ja aloita niiden käyttö. Riippumatta siitä, minkä työkalun valitset, pidä itsesi kiinni muutaman viikon ajan.

Mitä et halua, on kokeilla tusinaa sovellusta, koska tiedostosi ja muistiinpanosi lopulta jakautuvat kaikkialle. Tarvitset yhden tai kaksi keskitettyä sijaintia, joista tiedät, että löydät kaikki tavarasi ajattelematta sitä. Tiedät mistä löydät paperisi digitaalisen vastineen

Vaihe 4: Kehitä työnkulkuja

Seuraava vaihe on kehittää joitain työnkulkuja. Tämä on paperittomuuden kognitiivinen puoli. Ajattele sitä samanlaisena kuin laihtumisen tapojen ja rutiinien kehittäminen: Suunnittele ateriasi viikolle, päätä etukäteen kun menet kuntosalille tai harrastatko liikuntaa, aloita punnitusten kirjaaminen ja niin edelleen. Jos kyseessä on paperiton, työnkulut saattavat alkaa pienistä toimista, kuten käynnistämällä muistiinpanosovelluksesi ennen kokouksen alkamista. Toinen asia on tarkistaa tehtäväsi sovelluksessa ensin aamulla.

Näistä pienistä vaiheista, jotka käynnistävät työnkulut, tulisi tulla tottumuksiksi. Pidän siitä, että tarkistat tehtäväluettelosi tai kalenterimerkinnät ensin aamulla, koska monilla ihmisillä on jo aamutavat (kuppi kahvia, lukeminen työmatkan aikana), ja voit tarttua uuteen tapaasi olemassa olevaan. Toisin sanoen, kun siemailet kahvia, muistat, että on aika katsoa päivän kalenteriasi.

Minkä työnkulut ovat hyvin paljon, riippuu siitä, mitkä ovat paperitöntäsi tavoitteet. Työnkulku saattaa olla jopa yksinkertainen sääntö, kuten "Kun saan uuden käyntikortin, otan siitä tilannekuvan heti älypuhelimellani ja ladan sen muistiinpanosovellukseeni".

Vaihe 5: Selvitä myöhästyminen

Muutaman viikon tai kuukauden kuluttua, kun olet tyytyväinen uusiisi tapoihisi ja työnkulkuisi ja olet sitoutunut uusiin sovelluksiin, voit vihdoin miettiä projektin tekemistä, joka skannaa kaiken elämäsi vanhan paperin.

Älä yritä tehdä tätä vaihetta, ennen kuin olet kuitenkin tullut todella vankana päivittäisessä rutiinissasi ollaksesi paperiton.

Paperiton elämä

Muista, että paperittomuus on elämäntavan muutos. Kuten laihduttaminen, sinun on otettava se yksi päivä kerrallaan ja annettava itsellesi anteeksi, kun liukasat, mutta palaat nopeasti raiteillesi.

Lisäresurssit

• Vinkkejä paperittomuuteen
• Valitse oikea skanneri paperitonta käyttöä varten
• Digitaalisten perheasiakirjojen hallinta
• Hyväksytään paperittomat muistiinpanot
• Parempien tehtäväluetteloiden luominen
• Vinkkejä Evernoten käyttöön