Expensebot arvostelu ja arviointi

Työntekijät haluavat, että kustannusten seurantaohjelmistoprosessi on niin yksinkertainen, että heidän ei tarvitse lukea käsikirjaa. Järjestelmänvalvojat ja kirjanpitäjät haluavat kuitenkin hienosäädetyn hallinnan liiketoimintakäytännöistä ja hyväksyntätyönkulusta. Useimmissa kyseisessä tilanteessa olevissa tekniikoissa saatat sanoa: "Älä koskaan twain tapaa", mutta ExpenseBot (joka alkaa 9 dollaria kuukaudessa), jota ei välttämättä pidetä. Kustannuslaskentasovellus ei hätää työntekijöitä valinnoilla, mutta tarjoaa kirjanpitäjille yksilöllisiä räätälöintivaihtoehtoja. Vain hiukan hankala vientiprosessi ja itsepalveluprosessin puuttuminen pitävät sen Editors 'Choice -voittajien Certified Now ja Expensify -sarjan takana.

Hinnoittelu ja ominaisuudet

ExpenseBot-tilaus maksaa 9 dollaria kuukaudessa aktiivista käyttäjää kohti, vähintään 99 dollaria kuukaudessa. Vuotuiselle sopimukselle tai yrityksille, joissa on yli 1000 käyttäjää, on julkistamattomia alennuksia. Et voi kuitenkaan kokeilla oppiaksesi, onko ExpenseBot sinulle oikea ohjelmisto, koska siinä ei ole ilmaista versiota tai ilmaista kokeiluversiota. Aloittaminen edellyttää sähköpostikeskustelua yrityksen kanssa; se ei ole itsenäistä palvelemista.

Työntekijät eivät löydä mitään hienoja ominaisuusgee-hahmoja, ja suurin osa heistä on kiitollisia. Voit kirjoittaa kustannustiedot ExpenseBot-verkkoon selaimen kautta, mobiilisovelluksen kautta, lähettämällä kuitin osoitetulle sähköpostiosoitteelle tai suoraan luottokorttitapahtuman kautta (rekisteröidyn yrityksen tai henkilökohtaisen luottokortin avulla). Jokainen kaappaa asiaankuuluvat kirjanpitotiedot, kuten toimittajan nimi, kustannusluokka ja tapahtumapäivä, ennen kuin määrität kustannukset raporttiin. Kulut voidaan merkitä laskutettaviksi, joten voit siirtää kuluja asiakkaalle.

Kuten kaikissa näissä sovelluksissa, suurin osa ihmisistä kääntyy ensin mobiilisovelluksen puolelle kuittausten vastaanottamiseksi. Jos ei myyntipisteessä, niin jokaisen päivän lopussa, vaikka voit silti löytää rypistetyn paperin taskustasi ja muistaa mitä varten se oli. Mobiilisovellus on melko yksinkertainen, ja siinä on luokkia raporteille, kuluille, kuitteille ja asetuksille. Vaikka muut (kuten Expensify) yrittävät antaa sinulle kaikki työkalut hyppysissäsi, ExpenseBot ei laita kaikkea sovellukseen.

Sen vastaanottotarkistusominaisuuksista ei kuitenkaan ole syytä valittaa. ExpenseBot jäsentää tarkasti useita kuitteja, mukaan lukien kirjoitetut vinkit, ja muisti aiemmin käytetyt luokat ja toimittajien nimet. Prosessi on tarpeeton ja minimoi päätöksenteon. Jos linkität henkilökohtaisen tai yrityksen luottokortin, sen jälkeen kun ExpenseBot on skannannut ja kirjoittanut kuitin, se yrittää yhdistää kuitin luottokorttitapahtumiin.

Voit lähettää ajokilometrit manuaalisesti. Tai jos kirjoitat aloitus- ja lopetusosoitteen, ExpenseBot pyytää Google Mapsia selvittämään todellisen etäisyyden (ExpensePointin jakama ominaisuus). Se on varmasti kätevää yksisuuntaiselle matkalle, vaikka olisi mukavampaa, jos voisit sanoa: "Nyt tuplaa tuulimittarin laskelma, koska tapasin jonkun keskustaan ​​ja palasiin sitten toimistoon." Parempi vastaus voi olla matkalla: Yhtiö sanoo, että vuoden loppuun mennessä ExpenseBot on integroitu GPS- ja kalenteriin. Siksi, jos sinulla on suunniteltu kokous, se sanoo: "Olet menossa asiakas-A: n 53 mailin päässä; haluatko lisätä sen raporttiin?"

Yksi epätavallinen mukavuus: Kuka tahansa työntekijä voi nimittää edustajan, joka antaa henkilölle mahdollisuuden luoda kuluja ja raportteja. Jos sinulla on onni, että sinulla on toimiston tukihenkilöstöä kulujen hallitsemiseksi, se on suuri siunaus.

Yksinkertainen ei tarkoita yksinkertaista

ExpenseBot voi soveltaa "pitää yksinkertaisena tyhmäksi" (KISS) -periaatetta työntekijöilleen, mutta antaa järjestelmänvalvojille ja kirjanpitäjille runsaasti muokattavissa olevaa valtaa. Hyväksyjät voivat hylätä yhden kulun ja hyväksyä loppuraportin, joten viisi dollaria korvaavaa tuotetta ei tarvitse pitää yllä korvauksena muille 2500 dollarille, jotka vietit matkalle San Franciscoon. Kulut voidaan hyväksyä sähköpostitse, joten osastopäällikön ei tarvitse viettää paljon aikaa web-asiakasohjelmaan. ExpenseBot tarkistaa mahdolliset päällekkäiset kulut ja tarjoaa myös yhdistää ne. ("Kaksi käyntiä Starbucksissa samana päivänä samalta summalta? Juoitko paljon kahvia vai lähetitkö sen kahdesti?")

ExpenseBotissa on ennakkoon määritetyt kirjanpidon perusluokat, ja voit luonnollisesti lisätä lisää. Jokainen kululuokka voidaan sitoa pääkirjaan tai tilikoodiin, vaatia ajanjaksoja tai osallistujaluetteloita ja tukea mukautettuja kenttiä (kuten "Kaupan numero"). Voit järjestää asiat myös loogisesti, jotta lentolipuja ja matkatavaroiden korvauksia seurataan liittyvien, mutta erikseen, omien sääntöjen ja käytäntöjen mukaisesti.

Käytäntöjen hallinnan avulla voit hallita kuinka paljon käyttäjä viettää tietyssä luokassa, kuten kuukausilimiitin 40 dollaria kodin Internet-kustannuksista. Voit hallita sitä, voivatko käyttäjät lähettää politiikkaa suuremman kustannuksen (ja näyttää varoituksen hyväksyjälle) tai estää raporttia toimittamasta rikkomusta. Mukautukset ulottuvat raportteihin, ei vain kuluihin; esimerkiksi pikaruokaketju voi vaatia myymälänumeroa jokaisesta raportista.

Se on vain näyte. ExpenseBot tukee useita hyväksyjiä, osasto- ja käyttäjäprofiileja (pomot saavat erilaista kohtelua), kulujen ikääntymistä ("Sinun on lähetettävä raportti 30 päivässä", joka on vain selkeä keskiarvo) ja paljon valuuttoja.

Valitettavasti kaikesta räätälöintitehostaan ​​ExpenseBot on heikko integroinnissa kolmansien osapuolten kirjanpitojärjestelmiin. Kuluraporttien hallinta on erillinen prosessi, mutta sen tulokset on tallennettava muihin järjestelmiin, yleensä ainakin kirjanpitojärjestelmään ja joskus enemmän. ExpenseBot-sovelluksella voit kuitenkin integroida Intuit QuickBooks -sovelluksiin vasta, kun on aika maksaa työntekijälle tosiasiallinen korvaus. Valitettavasti verrattuna joihinkin muihin tuotteisiin, joita tarkistin, yritys myöntää, että sen QuickBooks-integrointi "vaatii Intuit-verkkoliittimen käyttöä ja vähän hienovaraisuutta perustamiseen". Ainoa toinen vaihtoehto on viedä tiedot CSV-muotoon ja avata se sitten toisella sovelluksella, kuten Microsoft Excel.

Toisin kuin ExpenseBot-kilpailijoiden kanssa, kuten Expensifyn integraatio QuickBooksin lisäksi myös Xero, NetSuite ja Intacct. Kaikilla näillä ominaisuuksilla saat yritykseltä paljon kädenjälkeä. Itse asiassa et voi välttää sitä; ExpenseBot työskentelee jokaisen asiakkaan kanssa henkilökohtaisesti asioiden asettamiseksi.

Tätä kirjoitettaessa ExpenseBot on yhdistelmä "Voi kuinka siisti" ja "Miksi se ei tee niin?" Se on hyvä valinta jokaiselle, joka haluaa yksinkertaisesti asioita käyttäjille, minimoimatta hallinnollista valvontaa. Mutta koska siinä ei ole itsepalveluliittymää, tukea vain QuickBooks-integraatioon ja hinta, joka ei tunnu niin ystävälliseltä kuin sen pitäisi olla, kaikki pitävät sitä vain loven alla toimittajien Choice-voittaneiden työkalujen Certified Now ja Expensify. Jos negatiivit eivät kuitenkaan auta sinua välittömästi, kehotan sinua harkitsemaan ExpenseBot-yritystäsi. Sen yksinkertaisuuden ja voiman tasapaino on todella mukava.