Epsonin työvoima es-500wr-langaton asiakirjojen skanneri - kirjanpitoversion arvostelu ja luokitus

Langaton Epson WorkForce ES-500WR -dokumenttiskanneri - kirjanpitopainos (499, 99 dollaria) on kevyt ja keskitasoinen arkinsyöttölaitteella varustettu työpöydälle tarkoitettu skanneri, joka soveltuu käytettäväksi pienissä toimistoissa ja työryhmissä. Se on muunnos WorkForce ES-500W -laitteesta, joka sisältää Epsonin päivitetyn skannaus- ja asiakirjojenkäsittelyohjelman ScanSmartin ja ScanSmart Accounting Edition -kirjanpitoystävällisen lisäosan. Jos yrityksesi vaatii taloustietojen toistuvaa manuaalista syöttämistä, ES-500WR on houkutteleva vaihtoehto Editors 'Choice -valinnalle lähtötason asiakirjaskannerien, Brother ADS-2700W, keskuudessa.

Vanhan koiran uusien temppujen opettaminen

Suurin ero ES-500WR: n ja ES-500W: n välillä on Accounting Edition -ohjelmistossa, joten laitteistopäivityksiä ei ole täällä. Kuten ES-500W, se mittaa 6, 6 - 11, 6 x 6, 9 tuumaa (HWD) lokeroidensa ollessa kiinni ja painaa 8, 1 kiloa. Se on hiukan isompi ja 2, 5 kiloa painavampaa kuin Brother ADS-2700W, kooltaan lähellä ja 2, 1 kiloa kevyempi kuin Panasonic KV-S1026C-MKII ja hiukan pienempi kaikissa mitoissa kuin Editors Choice HP ScanJet Pro 3000.

Muista kuitenkin, että kun ne ovat suljettuina ja poissa käytöstä, mikään näistä koneista ei vie paljon työpöytätilaa. Automaattisilla asiakirjansyöttölaitteilla (ADF) ja luovutusalustoillaan, jotka ovat avoinna ja valmiina työhön, ne ovat tyypillisesti kaksinkertaisia ​​ja kolminkertaisia ​​(tai enemmän).

ES-500WR-syöttölaitteessa on jopa 50 alkuperäistä ja sen päivittäinen käyttöjakso on 4000 skannausta. Tässä mainituissa kilpailevissa malleissa on myös 50 arkin ADS. Käyttösyklin suhteen ES-500WR kuuluu pakkauksen keskelle, kun ADS-2700W ja KV-21026C-MKII tukevat tuhat muuta päivittäistä skannausta ja ScanJet 3000 käsittelee 500 vähemmän.

Voit muodostaa yhteyden ES-500WR: ään suoraan USB 3.0: n kautta, verkon kautta langallisesti tai langattomasti Ethernet- tai Wi-Fi-yhteydellä tai älypuhelimellasi tai tablet-laitteellasi NFC-läheisyyden kautta. NFC on vertaisverkkoyhteysprotokolla, jonka avulla voit skannata syöttölokeroon ladatut arkit mobiililaitteeseen napauttamalla sitä NFC-hotspot-pisteeseen, joka sijaitsee skannerin etupaneelin ohjauspaneelia vastapäätä. Voit muodostaa yhteyden mobiililaitteisiin Wi-Fi Direct -sovelluksella tai skannata flash-muistiin ja muihin tallennuslaitteisiin rungon takana olevan USB-portin kautta.

Ohjauspaneeli on yksinkertainen, seitsemällä painikkeella: Virta, Wi-Fi Protected Setup (WPS), Wi-Fi päälle / pois, kaksoisyötteentunnistuksen ohitus, hidas tila, Stop, Start ja NFC. Tilavaloja on myös seitsemän: AP-tila (suora Wi-Fi), Wi-Fi, virhe, automaattinen syöttötila, valmis, kaksoissyötön havaitsemisen ohitus ja hidas tila. Huomaa, että ei ole painikkeita tai näyttöä profiilien valitsemiseksi, yhden- tai kaksipuolisen skannauksen valitsemiseksi tai skannerin toimittamiseksi muille ohjeille. Kaikki mitä käsitellään ScanSmart-ohjelmasta joko manuaalisesti sivujen skannaamisen jälkeen tai automaattisesti, esiasetettujen ohjeiden mukaisesti, jotka on tallennettu työnkulkuprofiileihin, joita Epson kutsuu toimintoiksi.

Vahva yritysohjelmisto

ES-500WR mukana toimitetaan ladattavat käyttöoikeudet ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (Windows), Nuance PDF Converter (Mac) ja Presto! BizCard. ScanSmart on varsinaisen skannerin käyttöliittymän, asiakirjojen käsittely- ja hallintaohjelman sijaan kuori, joka integroi olemassa olevat apuohjelmat ja ohjelmat auttaen niitä toimimaan sujuvammin itse skannerin kanssa. Epson Scan 2 ja Document Capture Pro toimitetaan ScanSmart-ohjelmiston osana.

ES-500WR: llä saat Accounting Edition -lisäosan, joka tunnetaan myös nimellä Receipt Manager. Sen lisäksi, että ScanSmart kykenee hyväksymään lisälaajennukset ja integroimaan sovellukset, Epsonin mukaan se myös oppii tunnistamaan toistuvat tiedot, kuten toimittajien nimet ja logot, kuukausittaiset kulut jne. Toisin sanoen, mitä enemmän sitä käytät, sitä tehokkaammin Receipt Manager käsittelee taloudelliset tarkistuksesi. Se tunnistaa ja poimii tiedot skannattuista kuiteista, laskuista ja muista taloudellisista asiakirjoista ja tallentaa sen sitten omaan sisäänrakennettuun tietokantaan. Receipt Manager voi sitten viedä tiedot QuickBooks Online- tai Microsoft Excel -yhteensopiviin tiedostoihin, jotka voit sitten tuoda yhteen tai moniin muihin kirjanpito-ohjelmiin, toisin sanoen jonkin verran manipuloimalla Receipt Manager -sovelluksen tai salatun CSV-tiedoston sarakkeita. Excelissä tai molemmissa.

Ainoa todellinen valitukseni ScanSmart Accounting Editionista on, että se ei tue muita suosittuja kirjanpito-ohjelmia suoraan.

Edessä pakkaus

Epson arvioi ES-500WR: n nopeudella 35 yksipuolista sivua minuutissa (ppm) ja 70 kaksipuolista kuvaa minuutissa (tai kuvaa minuutissa, missä molemmat sivut ovat kuvaa). Testasin ES-500WR: n Ethernet-verkon kautta 300 dpi: n tarkkuudella ScanSmart Accounting Edition -sovelluksella vakiona olevassa Intel Core i5 -testatietokoneessa, jossa on Windows 10 Professional. Uusi ohjelmisto ei lisännyt skannauksen ja asiakirjojen käsittelyn nopeutta ES-500W: llä, joka oli jo vahva esiintyjä.

Katso kuinka skannerit testataan

Ajan laskeminen välillä siitä, kun viimeinen sivu osuu tulostelokeroon ja siihen asti, kun ScanSmart tallentaa asiakirjan käyttökelpoiseen tiedostomuotoon - jota kutsumme "viiveajaksi" - ES-500WR skannasi 25-sivun yksipuolisen tekstiasiakirjan nopeudella 40 siv / min ja 25-sivuinen kaksipuolinen asiakirja 75, 7 pikselin nopeudella, huomattavasti nopeampi kuin Epsonin luokitus. ES-500WR skannasi, käsitteli ja tallensi samat testidokumentit PDF-tiedostoon nopeudella 37, 7ppm ja 67, 7ipm, mikä on kunniallinen suorituskyky verrattuna luokituksiinsa ja kilpailijoihinsa.

Se on noin 2, 5 ppm nopeampaa ja 1, 5 ppm hitaampaa kuin ES-500W, 3 ppm nopeampaa ja 2, 3 ppm hitaampaa kuin Brotherin ADS-2700W, 2, 4 ppm ja 2, 5 ppm nopeammin kuin HP: n ScanJet 3000, ja 6, 1 ppm ja 7, 7 ppm Panasonicin KV- S1026C-MKII.

Kun skannaat etsittävään PDF-muotoon, joka muodostaa paremmin asiakirjan haku- ja hakusovelluksia, ES-500WR skannasi ja tallensi 25-sivun kaksipuolisen (50 kuvaa) testidokumentin 44 sekuntiin. Tämä pistemäärä sitoi ES-500W-sisaruksensa ja on sekunnin tai kaksi nopeampi kuin Brother- ja HP-mallit. 1 minuutissa 6 sekunnissa Panasonic toi esiin takaosan.

Kiinteä liiketoiminnan skannaus

Mitä hyötyä on uskomattoman nopealta skannerilta, jos tuloksena oleva muokattava teksti vaatii tunteja virheenkorjauksia? Onneksi nykypäivän OCR-tekniikka on paljon tarkempi. Esimerkiksi ES-500WR skannasi ja muunsi standardit Arial- ja Times New Roman -sivumme virheetöntä 6 pisteeseen, mikä on enemmän kuin tarpeeksi tarkka useimmissa yrityssovelluksissa. Se voittaa edellisen ES-500W: n 8 pistettä molemmille kirjasimille ilman virheitä.

5 pisteessä ilman virheitä Arial-testisivullamme ja verrattavissa virheettömissä 4 pisteessä Times New Roman -sivulla Brotherin valtava ADS-2700W on edelleen tarkin skanneri, joka on tarkistettu täällä noin vuodessa. Samaan aikaan Panasonic KV-S1026-MKII sitoi ES-500WR: n, ja HP ​​ScanJet 3000 onnistui skannaamaan jopa 8 pisteeseen molemmilla fonteilla virheettömästi.

Skannoin myös muutama pino luottokorttitotekuita ja laskuja ja sitten ScanSmart Action -profiilin avulla siirrin tiedot ja avasin Receipt Manager -sovelluksen.

Seuraava vaihe edellyttää tietojen viemistä joko QuickBooks Online- tai Excel CSV-tiedostoon. Receipt Manager -sovelluksen integrointi QuickBooksiin on hyvin automatisoitu. Kun olet avannut QuickBooks -sovelluksen tietokoneellasi, napsauttamalla Vie QuickBooksiin ScanSmartissa, se avaa ikkunan, joka kutsuu sinut kirjautumaan QuickBooksiin ja noudattaa sitten ohjeita, jotka opastavat sinut läpi muun prosessin.

Kun viet CSV-tiedostoon, valitset vain toiminnon ScanSmartissa ja nimeät ja tallennat tiedoston. Seuraavaksi tapahtuva riippuu siitä, mitä haluat tehdä tietojen kanssa. Sen valmisteleminen tuontiin kirjanpito-ohjelmaan vaatii todennäköisesti ainakin jonkin verran manipulointia Excelissä. Jos sinulla on perustiedot Excelistä, CSV-tiedostojen valmistelu toiseen ohjelmaan tuontia varten on helppoa. Prosessia voidaan kuvata kyseisen ohjelmiston ohjeissa sen mukaan, mihin ohjelmaan haluat tuoda tietoja.

Jos ei, Microsoftin sivustolla ja muualla on CSV-levyjen merkintöjä ja manipulointia koskevia asiakirjoja. Vaikka toisinaan tämä voi olla monimutkaista työtä, se ei ole oikeastaan ​​monimutkaista. Mutta olisi paljon helpompaa, jos ScanSmart Accounting Edition tukee muutama suositumpi kirjanpito-sovellus.

Aikaa säästävä ohjelmisto

Kun hoitaa koti- tai pienyrityksiä, ehkä yksi työläimmistä toistuvista askareista on tietojen kirjoittaminen paperiversioista, laskuista ja muista taloudellisista asiakirjoista kirjanpito-ohjelmaan. Epson ES-500WR tukee taloudellisten asiakirjojen skannaamista, asiaankuuluvien tietojen keräämistä ja sen jälkeen valmistelemista ja vientiä QuickBooks Online- tai Excel-laskentataulukoihin. QuickBooks-integrointi on hyvin kehittynyttä, ja sen pitäisi säästää sinä tai organisaatiosi aikaa automatisoimalla suuri osa taloudellisesta tietojen syöttöprosessista. Toisaalta Excel-integroinnin avulla joudut ehkä hieromaan tiedot CSV-tietueisiin, jotka ovat yhteensopivia kirjanpito-sovelluksesi kanssa.

Laajempi integrointi muihin kirjanpito-ohjelmiin tarjoaisi suuremman arvon organisaatioille, jotka eivät käytä QuickBooksia, mutta CSV-tietueiden valmistelu prosessissa Exceliin on perustiedot. Vaikka ES-500WR maksaa 100 dollaria enemmän kuin Editors 'Choice Brother ADS-2700W, se on korkeamman hinnan arvoinen, jos kyky skannata ja viedä taloudellisia tietoja säästää arvokasta aikaa yrityksellesi.