Video: Uuden yrittäjän veroinfo (Lokakuu 2024)
Jos hallinnoit tyypillistä pienyritystä (SMB), on tärkeätä aloittaa vuosi oikealta. Pk-yritysten on siirryttävä nopeasti reagoimaan uusiin mahdollisuuksiin, kun ne ilmenevät, ja vakaa toimistopohja, jolla tämä työ voidaan suorittaa, on kriittinen menestys. Onneksi varmistaa, että yrityksesi on huippukunnossa, saada aikaan melko nopeasti. Totta, se on tarkastusten runsaudensarvi; Ole vain kiitollinen siitä, ettei yksikään heistä ole IRS: n jäseniä. Seuraa alla olevaa kuuden pisteen tarkistusluetteloa ja toimistosi on valmis vastaamaan kaikkiin haasteisiin, joita 2016 saattaa tuoda.
1. Ole valmis verokaudelle
Liikemaailmassa olet käytännössä aina valmistautunut maksamaan veroja tavalla tai toisella. Mutta vuoden alku (jos se osuu yrityksenne varainhoitovuoteen) on erityisen tärkeä. Aloita istuen taloudellisen pään kanssa tekemällä iso kuvakatsaus viime vuoden kirjoista.
Toki, saatat rikkoa kylmän hikiä, kun sanan "tarkastus" ja "talous" käytetään samassa lauseessa, mutta päästä siitä yli: emme puhu surkeiden IRS-agenttien sijoittamisesta. Tämä on auditointi, jonka tarkoituksena on antaa sinulle, johdollesi ja kaikille nykyisille tai potentiaalisille sijoittajille, että rahoituksesi - ja laajemmin organisaatiosi - toimivat niin kuin heidän pitäisi olla. Vahvistat kuluneen vuoden luvut, arvioit liiketoiminta- ja rahoitusmenettelyjä ja sovitat oikeasti tapahtuneen vastaamaan sekä odotettuasi että tapahtunutta. Voit antaa tarkastuksen suorittaa sisäisillä kirjanpitojohtajillasi tai ulkopuolisella yrityksellä tai CPA: lla. Voit jopa luoda pienen työryhmän työskentelemään ryhmänä. Mitä etsit sisältää:
Kaikki edellisenä vuonna saadut tulot ja mistä lähteestä
Kaikki edellisenä vuonna suoritetut kulut käyttämällä mitä maksutapoja, joille maksunsaajille ja mihin budjettiin; kiinnittää erityistä huomiota toimisto-, teknologia-, kolmansien osapuolien palveluihin ja yritystoiminnan infrastruktuurikustannuksiin,
Pankkitiliotteet,
IRS ja mahdollinen valtion / kunnallisvero, joka jättää katsaukset,
Varmista, että asianmukaisia kirjanpitomenettelyjä noudatetaan; jos ei, ymmärrä miksi, koska se voi johtua tietystä liiketoimintaprosessista, joka saattaa tarvita tarkistamista, ja
Pane tarkastustulokset tiukkaan raporttiin (tämä on työkalu, jota haluat tosiasiallisesti käyttää vuoden aikana, joten tee siitä lyhyt, organisoitu ja arvokas - ei niin tilava, että et löydä mitään).
Tarkastuksessa ei pitäisi kestää kauempaa kuin viikko, ja sen raportti tarjoaa perustyökalun, jota vastaan voidaan käyttää kaikkea hankintasuunnitelmista myyntitavoitteisiin.
2. Laitteistotarkastus
Toimistopäällikön näkökulmasta tiedossa missä rahat ovat, tulee vain ensimmäinen askel. Nyt sinun on tiedettävä missä myös kaikki muu on. Aloita tekniikkalaitteistolla. Tämä voi kuulostaa itsestään selvältä, mutta siitä on nopeasti tulossa vaaravyöhyke monille pienille ja keskisuurille yrityksille - etenkin niille, jotka kallistuvat enemmän kohti keskisuuria kuin pieniä. Tämä johtuu lauseesta Tuo oma laite (BYOD). Niin monet IT-ammattilaiset vihaavat ja niin monet käyttäjät käyttävät käyttämään mitä tahansa laitteistoa, johon he voivat saada käsiinsä - mistä tahansa lähteestä ja maksetaan usein omituisin tai petollisin tavoin. Laita nämä tiedot ainakin järjestettyyn laskentataulukkoon, johon voit viitata koko tämän vuoden ja ensi vuonna. Vielä parempi, laita tiedot omistettuun työpöydänhallintasovellukseen, kuten Microsoft System Center Configuration Manager tai MMSoft Pulseway.
Aloita tarkastuskertomuksella vaiheesta 1, koska sen pitäisi sisältää virallinen luettelo laitteistoostoksistasi. Sitten seuraa, mitä laitteita todella käytetään (on taattu, että löydät joitain yllätyksiä). Jotkut työntekijät käyttävät henkilökohtaisia laitteita, joista he ovat maksaneet töihin, kun taas toiset käyttävät kuluttajalaitteita sekä työhön että henkilökohtaisiin tehtäviin, jotka yritys on maksanut. Selvitä, kenellä on mitä, käytetäänkö sitä asianmukaisesti, ja se auttaa sinua päättämään, onko ehkä parempi tapa maksaa siitä.
Ja kun olet käynyt läpi tämän uuden tekniikan moraalin, älä unohda tehdä perinteistä laitteistotarkastusta etsiäksesi tietokoneita, palvelimia, tulostimia ja muita toimistolaitteita, jotka ovat lähestymässä elinkaaren loppua tai loppua vuokrasopimus, jotta tiedät mitä on päivitettävä tänä vuonna ja milloin. Tee yhteistyötä laitteiston myyntiedustajien ja kirjanpito-osastosi kanssa suunnitelman laatimiseksi tämän vanhemman laitteiston käytöstä poistamisesta ja korvaamisesta uusilla yksiköillä.
3. Ohjelmistotarkastus
Ohjelmistotarkastuksilla on sama peruspäämäärä kuin laitteistoauditoinneilla: Ota selvää, mitä olet asentanut, missä se on asennettu, kuinka siitä on maksettu (tarkoitetaan, mihin budjettiin se on osoitettu) ja mitkä lisenssit tai tilaukset ovat tulossa uudistamista varten. Muista merkitä ne kalenteriin.
Aivan kuten laitteistotarkastus, nykyaikana on kuitenkin ohjelmistotarkastus tehty hieman monimutkaisemmaksi. Samoin kuin työntekijät, jotka käyttävät henkilökohtaisia laitteita työhön, monet käyttävät myös omia pilvipohjaisia palveluitaan. Näin voi tapahtua, koska yksittäinen käyttäjä päättää kirjautua tiettyyn palveluun tai jopa koko joukkue käyttää pilvipalvelua vain keskenään.
Usein näistä palveluista maksetaan henkilökohtaisille tai yritysluottokortteihin kohdistuvilla toistuvilla maksuilla, ja kirjanpidolla voi olla vaikea selvittää, mitä ostetaan. Tämä voi tuoda kirjanpitovirheitä, mutta ne ovat pieniä verrattuna mahdollisiin IT-ongelmiin, kun nämä pilvipalvelut pyytävät käyttäjiä lataamaan ohjelmistoja (joita IT ei vain testannut, mutta ohitti ne kokonaan). Juurruta tällainen ohjelmisto, varmista, että siitä maksetaan kunnolla, ja päätä sitten säilyttää se vai korvata se tehokkaammalla ratkaisulla.
Käytä ohjelmistotarkastuksessa perinteisemmällä rinnalla erityistä huomiota tietoturvaohjelmistoihin - virustorjunta, VPN (Virtual Private Network) ja salaus ovat kolme esimerkkiä. Nämä ovat ratkaisukokonaisuuksia, jotka voivat pysäyttää prosessin jälkillään, jos niiden lisenssit putoavat, joten varmista, että tiedät milloin lisenssit ja tilaukset on uusittava ja mitkä käyttäjät tarvitsevat niitä.
Ohjelmistotarkastuksen aikana on myös hyvä idea tutkia tietojen varmuuskopiointi ja tietoturvatoimenpiteet. Tämä koskee yleensä sekä laitteistoa että ohjelmistoa, mutta se on vaatimus suurimmalle osalle ohjelmistoprosesseja, joten älä anna sitä lyhyelle. Suorita koekäytöt varmuuskopioista ja katastrofien palautussuunnitelmista varmistaaksesi, että ne toimivat edelleen, tarkista varmuuskopioidut tiedot sekä paikallisesti että pilvessä varmistaaksesi, että ne eivät ole vioittuneita, ja katso mitä olet maksanut näistä ratkaisuista edellisenä vuonna katso, voitko tehdä paremmin.
4. Verkkotarkastus
Tarvitset IT-johtoasi auttaaksesi tässä. Verkkotarkastuksen avulla voit:
Tiedä mitä verkkoinfrastruktuuria käytät (sekä fyysinen että pilvi),
Sovittaa tämä infrastruktuuri siihen liittyviin liiketoimintaprosesseihin kapasiteetin varmistamiseksi ja
Arvioi paitsi sitä, mitä maksat, myös siitä, saako mitä maksat; tämä on erityisen tärkeää kaikille Internet- ja matkaviestinverkon tarjoajille.
Analysoi Internet-yhteytesi paitsi toimistoon, myös mihin tahansa ulkopuolisiin Web-palvelimiin, pilvipalveluihin tai etätyöasemiin ja etäisiin sivustoihin. Oletko saanut esitystä, jonka maksit? Jos sisäinen IT-osastosi ei ole varma kuinka testata näitä tietoja, ota yhteyttä kolmannen osapuolen verkkokonsulttiin. Lopuksi, varmista, että IT päivittää toimistoreitittimet, kytkimet ja muut verkkolaitteet niin, että niissä on uusin laiteohjelmisto - ja varmista, että kaikki on testattu nykyisellä liiketoimintakriittisten sovellusten sarjalla, ennen kuin alat käyttää sitä kaikkia. Jos sinulla on etä sivustoja tai etätyötahoja, jotka muodostavat yhteyden kotoa, varmista, että heidän verkkolaitteistonsa ovat myös salamaiset ja turvalliset.
5. Kävele toimiston ympäri
Tämä saattaa kuulostaa läppältä, mutta se on vakava askel. Et voi selvittää kaikkea mitä sinun on tiedettävä yrityksestäsi taulukoiden tai hallinnan kojetaulujen avulla. Nouse ylös ja käy kiertueella. Keskustele työntekijöiden kanssa siitä, miten he tekevät työnsä, etenkin joukkue- ja prosessijohdot. Työn ymmärtäminen ei ole tärkeätä paitsi oikean työkalun käyttöönottamiseksi oikealle työlle, myös usein uusien säästö- tai tulomahdollisuuksien löytämiseksi.
Arkaluonteisemmalta puolelta ota huomioon, kuinka toimistosi näyttää ja toimii fyysisellä tasolla. Kiinnitä huomiota:
Toimisto huonekalut,
Hajotushuoneen tarvikkeet ja keittiökoneet,
Kokoushuoneen taulut, näytöt, puhelimet ja
Jaetut toimistotarvikkeet - silppurit, tulostimet, faksit.
Varmista, että nämä asiat ovat välttämättömiä, hyvässä kunnossa ja varustettuna tarvikkeiden kanssa, joita he tarvitsevat toimimiseen (esim. Väriaine, paperi jne.).
6. Analysoi liiketoiminta- ja markkinointisuunnitelmasi
Olet poistunut numeroista. Nyt on aika nostaa pää ylös ja katsoa organisaatiosi suurta kuvaa, ja se alkaa aina liiketoimintasuunnitelmastasi. Istu alas johtohenkilöstösi kanssa ja käy läpi suunnitelmasi yksityiskohtaisesti. Oletko missä sinun pitäisi olla (tarkoita, missä suunnitelmasi sanoo sinun olevan)? Onko liiketoimintatapa edelleen tehokkain? Esitä tämä kysymys riippumatta siitä, suoriuko yritys parhaalla mahdollisella tavalla; aina voi olla parempi tapa. Listaa liiketoimintaprosessisi, keskustele avainhenkilöiden kanssa prosesseista, kartoita ne askel askeleelta ja harkitse niitä sitten yksityiskohtaisesti. Onko olemassa tehokkaampia työkaluja, ohjelmistoja tai palveluita, joita voit käyttää ollaksesi kilpailukykyisempiä? Ovatko oikeat ihmiset tekemässä näitä töitä? Ovatko prosessit tehokkaita vai tarpeettomia? Tavoitteena ei ole ihmisten palostaminen tai mikrohallinta; Se on ymmärtää täysin, kuinka yrityksesi tekee liiketoimintaa, keitto pähkinöihin.
Mene viime vuoden markkinointisuunnitelma samanlaisella silmällä. Tarkista tulokset ja kysy, oletko todella siinä missä sinun pitäisi olla, kun tuloksia verrataan kustannuksiin. Missä olet heikko ja miten voit parantaa? Kiinnitä erityistä huomiota:
Markkinatutkimus,
Myynninedistäminen ja mainonta,
Tapahtumat ja
Lehdistösuhteet.
Muista osana tätä harjoitusta analysoida Web- ja online-sosiaalisen verkostoitumisen profiilisi. Saavatko he oikeita asiakkaita? Ovatko ne ajan tasalla? Onko tuotteiden tai palveluiden kuvauksia, hinnoittelua ja jopa toimeenpanevaimeja päivitetty? Tarkista nämä yksityiskohdat tarmokkaasti, koska mikään ei sammu verkkoasiakkaista nopeammin kuin lyömällä verkkosivustoa, jota heidän mielestään ei ylläpidetä.
Toki, kuuden vaiheen kirjoittaminen on helpompaa kuin sen tekeminen. Puhumme huomattavasta määrästä työtä, ei kysymys. Mutta jos ryhdyt alas ja saat oikeat ihmiset auttamaan, se voidaan saada aikaan muutamassa viikossa. Ja nämä kaksi viikkoa voivat maksaa yrityksellesi merkittävät prosessi-, kustannus- ja jopa voitto-osingot loppuvuonna.
