6 tapaa, miten moderni painotekniikka voi auttaa yritystäsi

Esittänyt Epson - Jos olet joutunut palauttamaan tulostimen taustapolttimen tilaan, saatat haluta palata uuteen ilmeeseen. Hallitun ja vihreän tulostamisen ansiosta yritys pystyy muuttamaan täysin tapaa, jolla työntekijäsi lähestyvät tulostusta ja kuinka maksat siitä. Tässä on kuusi erityistä esimerkkiä päästäksesi alkuun.

Ylläpito Tulostaminen

Muistatko viimeksi, kun jouduit tavaraa värikasetin toimistolasertulostimeesi? Ja sitten viimeksi, kun näit vielä uuden laskun samalle väriaineelle ja ihmettelit, mihin se kaikki meni? Tämä on vain yksi esimerkki siitä, mitä hallittu tulostuspalvelu voi tehdä sinulle. Jos et ole koskaan kuullut termiä, ajattele sitä pelkästään palveluna toimitettavan ohjelmiston (SaaS) vielä yhtenä kehityksenä, paitsi että palveluna tulostetaan palveluna (PaaS). Ominaisuudet vaihtelevat, mutta kirjaudu sisään tällaiseen palveluun ja voit valita ympäristöllesi sopivan tulostimen, maksaa tilausmaksun ja aloittaa tulostamisen. Tarvitset vain paperin. Tilauspalvelu hoitaa väriaineiden tarvikkeet, tulostinongelmat ja kaikki muut päänsärkyt. Lisäksi suurin osa palveluista tarjoaa myös nämä kolme lisäetua:

• Tulostuksen arviointi: Useimmilla organisaatioilla ei ole aavistustakaan siitä, mikä niiden tulostusprosessi todella on - kuka tulostaa, mitä tulostaa ja kuinka paljon tulostaa. Tämä johtuu siitä, että suurin osa toimistoista koostuu paitsi esimerkiksi kahdesta tai kolmesta tavanmukaisesta toimistotulostimesta kerrosta kohti, mutta myös lukemattomista "varjopainatuksista" henkilökohtaisten tulostuslaitteiden muodossa, jotka käyttäjät ovat asentaneet työpöydilleen (joko itse tai tukeakseen joitain) vähän tunnettu liiketoimintaprosessi). Se voi kasvattaa paitsi väriainekustannuksia myös paperi-, laitteisto- ja tietotekniikkatyötunteja. Kun valitset hallittua tulostuspalvelua, etsi sellainen, joka lähettää asiantuntijan paikan päälle tarkistamaan asennettujen tulostimien määrän ja tutkimaan niiden käyttöä. Muunna sitten tämä tieto suositukseksi oikea määrä tulostimia, joita organisaatiosi todella tarvitsee.
• Rakeinen hallinta: Hallittujen painopalvelujen tulisi olla rasitteita johdolle. Etsi palveluita, jotka eivät vain hallinnoi liitettävyyttä ja tulostimen tilaa, mutta myös seuraavat kustannuksia ja käyttöä. Jotkut voivat antaa yksityiskohtia yksittäisen käyttäjän tasolle. Sen lisäksi, että se antaa sinulle yksityiskohtaisia ​​tietoja siitä, kuka tulostaa eniten, miksi ja kuinka paljon se maksaa, mutta antaa sinulle mahdollisuuden käyttää näitä tietoja (samoin kuin mitä olet tulostanut arviointisi aikana) säätämään ja optimoimaan jatkuvasti tulostusprosessiasi, maksamatta koskaan enemmän kuin tilauksesi.
• Kustannusten hallinta yksinkertaistetussa tulostamisessa: Selvimmin hallitun tulostuspalvelun hyödyntäminen on yksinkertaistetun elämän nautinto. Palveluntarjoaja hoitaa nyt kaikki nuo pienet päänsärkyt, jotka lähettivät sinut scurrying hankintakaappiin tai soittamalla IT: lle. Palveluntarjoaja hyödyntää tyypillisesti edistyksellistä ja patentoitua hallintaohjelmistoa, joka antaa heille tällaisen hallinnan, samalla kun se ylläpitää ulkopuolista läsnäoloa hyödyntämällä pilviä. Mutta samalla tekniikalla on usein lisäetuja, ja merkittävin tässä tapauksessa on se, että käyttäjilläsi on todennäköisesti mahdollisuus tulostaa tilaamasi tulostimiin riippumatta siitä, missä he ovat Internetissä. Jopa keskisuurille tienvarustajien henkilökunnalle, se ei vain säästää rahaa faksaamalla, mutta tarjoaa myös lisäjoustavuuden saada asiakirjat tarkalleen henkilölle, jonka he tarvitsevat tavoittaakseen, nopeammin ja luotettavammin.
• Parannettu turvallisuus: Hallitun tulostamisen toteuttaminen tarkoittaa myös tietoturvan lisäämistä, mikä on kriittistä, kun puhutaan yhdistetystä tulostamisesta. Hallittu tulostus voi auttaa todentamisessa ja henkilöllisyyden hallinnassa sekä muissa käytännöllisissä suojausominaisuuksissa, kuten PIN-koodeissa tai IP-suodatuksessa.

Kestävä tulostus

Kestävä painatus kuulostaa markkinoinnin kokonaisarvosanalta, joka tuottaa yritykselle vain vähän konkreettista hyötyä. Mutta käytännössä se ei vain tue ympäristöä, vaan voi myös säästää huomattavasti rahaa. Yksi "vihreä" tulostusratkaisu, joka auttaisi useimpia yrityksiä, mutta joka ei heti tule mieleen ympäristöystävällisistä palveluista ajatellen, on monitoimilaite tai all-in-one-tulostin. Siirtyessäsi tällaiseen laitteeseen säästät paitsi sähköä (yksi laite verrattuna ainakin kahteen ja usein kolmeen), vaan säästät myös tilaa ja kulutustarvikkeiden käyttöä. Lisäksi, jos siirryt sellaiseen laitteeseen hallitun tulostuspalvelun kautta (kuten edellä kuvatut), saat paitsi uusimman tulostustekniikan, myös uusimman vihreän tekniikan. Tulostimien osalta se jakautuu kahteen yleiseen potentiaalisten etujen ryhmään:

Värien ja värikasettien vähentäminen: Suurin osa suurten nimilaitteiden valmistajista on viime vuosina kehittänyt uusia tulostinmoottoreita, joiden tarkoituksena on vähentää väriaineen ja musteen käyttöä sekä vähentää tai jopa eliminoida loppuneiden käytettyjen värikasettien lukumäärä. kaatopaikoilla. Kaikissa Canonissa ja Epsonissa ei ole patruunoita, ympäristötietoisia tulostinlinjoja, kun taas Brotherilla, HP: llä ja Xeroxilla on patruunoiden kierrätysohjelmat, joiden avulla voit helposti hävittää käytetyt värikasetit vähentääkseen ympäristövaikutuksia.

Hyödyntäkää älykkäämpiä ohjelmistoja: Tämä on itse asiassa pilvioptimoidun tulostustrategian sivusetu. Useimmat hallitut tulostustoimittajat tarjoavat tällaisia ​​ratkaisuja, mutta voit myös määrittää ne itse, jos sinulla on joitain IT-katkelmia. Kyse on yksinkertaisesti liiketoimintaprosessien kartoittamisesta, joihin tulostimet osallistuvat niin paljon ohjelmistoja kuin mahdollista paperille. Onko esimerkiksi sinun tulostaa kyseinen ostotilaus kirjanpitoa varten? Vai olisiko aivan yhtä tehokasta, ellei jopa tehokkaampaa, luotettavampaa ja turvallisempaa saada tulostin yksinkertaisesti tuottamaan tiedosto, joka näkyy pilvitallennuskansiossa, johon kirjanpito voi käyttää? He voivat sitten yksinkertaisesti avata sen käyttämässään ohjelmistossa ja jatkaa liiketoimintaprosessia sieltä. Tällainen muutos voi sisältää pilvitallenteen lisäksi myös muita sovelluksia, mukaan lukien asiakirjojen hallinta, asiakassuhteiden hallinta (CRM), yrityksen resurssisuunnittelu (ERP) ja jopa sähköposti- tai online-yhteistyöohjelmisto, vain muutamien mainitsemiseksi. Se voi poistaa kokonaan ikääntymistekniikat, erityisesti faksauksen ja kopioinnin, ja antaa sinun lisätä välitön organisaatio- ja tietoturvakerros, jota paperi yksinkertaisesti ei pysty tarjoamaan. Se voi myös sisältää helposti ja turvallisesti mobiililaitteita ja etätyöntekijöitä, mikä on yleensä erittäin vaikeata tehdä vanhempien laitteiden kanssa.

Tulostaminen ei ehkä ole enää sitä IT-tekniikkaa, josta kuulemme eniten, mutta se ei tarkoita, että luokka on lopettanut innovoinnin. Jos käytät edelleen behemoth-toimistotulostimia, jotka haihduttavat väriainetta ja pureskelevat puiden metsien läpi, on aika tarkastella tarkemmin nykyään tarjolla olevia tuotteita. Istu organisaatiosi kanssa, joka käyttää eniten tulostimia, ja kartoita huolellisesti, miksi ja miten näitä laitteita käytetään. Yhdistä sitten se mitä tulostimen valmistajat tarjoavat tänään pilvipalvelujen ja SaaS-pohjaisten yrityssovellusten yhteydessä. Saatat olla järkyttynyt siitä, kuinka paljon tehokkaampaa yrityksesi voi käyttää, samalla kun säästät huomattavasti rahaa.