5 huomioitavaa asiaa valittaessa ajan seurantaohjelmistoa

Jos yrityksesi etsii aikaseurantaratkaisua, jonka avulla se voi paremmin seurata, kuinka paljon aikaa työntekijät käyttävät tiettyihin tehtäviin, kuulet mielellämme, että on olemassa kymmeniä ratkaisuja, jotka voivat auttaa. Valitettavasti, koska palveluja on niin paljon, oikean työkalun löytäminen voi olla haastavaa. Projektinhallinnan (PM) toiminnallisuus, työntekijöiden valvonta, räätälöinti ja tietysti hinta ovat näkökohdat, joita tutkitaan yhtäläisesti ja tiiviisti.

, erittelemme tärkeimmät asiat, jotka on otettava huomioon valittaessa ajan seurantaohjelmistoa. Selitämme jokaisen tekijän yksityiskohtaisesti ja kerromme sinulle, mitä sinun pitäisi etsiä oikean päätöksen tekemiseksi. Hyvää metsästystä!

1 1. PM vs. Pure Play

Ajan seurantaohjelmalla on kaksi erillistä makua. Voit ostaa työkaluja, jotka ovat pieniä osia kattavista PM-sviiteistä, tai voit ostaa ohjelmistoja, jotka tekevät vain paljon muuta kuin rekisteröivät, seuraavat ja auttavat maksamaan työskennellystä ajasta. PM-työkalut ovat ihanteellisia ammattimaisiin palveluyrityksiin, jotka haluavat tehdä esimerkiksi pilvipohjaisen tiedostojen jakamisen, tehtävien hallinnan delegoinnin, projektianalyysin, kustannusraportoinnin, budjetin ennustamisen, laskutuksen, maksujen suorittamisen, laskutettavien työtuntien seurannan ja ennusteiden tekemisen tuleville henkilöstötarpeille. Keskikoko suurille yrityksille käyttää yleensä näitä työkaluja enemmän kuin pienet yritykset ja riippumattomat urakoitsijat. Tästä kategoriasta löydät työkaluja, kuten Mavenlink, Wrike ja Zoho Projects - kukin edustaa PM-markkinoiden parasta, laadun aikaseuranta on rakennettu.

Freelancereille ja yrityksille, jotka ovat päättäväisempiä seuraamaan, kuka työskenteli ja milloin, on olemassa toinen luokka ajan seurantaohjelmistoja, jotka todennäköisesti ovat järkevämpiä. Tästä luokasta löydät ohjelmistoja, kuten Hubstaff ja Editors 'Choice -työkalumme TS-taulukot. Nämä työkalut tekevät vain paljon enemmän kuin antavat sinun lisätä ja seurata aikaa, muokata jo kirjautunutta aikaa, raportoida tehdystä ajasta ja valvoa työntekijöiden henkilöstöä. Molemmat työkalut suorittavat nämä tehtävät poikkeuksellisen hyvin. Valitettavasti pelkkä peliajan seurantatyökalut eivät anna sinulle jälkimmäisestä kategoriasta löytyviä PM-toimintoja. Tämä tarkoittaa sitä, että suurempien yritysten, jotka vaativat PM-työkaluja, on käytettävä ulkopuolisia työkaluja, jos ne valitsevat puhtaan pelin ajan seurannan.



2 2. Hinta ja suunnitelmat

Puhdas peliajan seurantaratkaisut ovat halvempia kuin PM-sviitteihin sidotut aikaseurantaratkaisut. TS-taulukot alkaa ilmaisella suunnitelmalla, joka on suunnattu yhdelle käyttäjälle. Tämä suunnitelma on ihanteellinen freelancereille, joiden on seurattava aikaa työskennellessään projekteissa. TSheetsillä on myös jopa 99 käyttäjän suunnitelma, joka maksaa 4 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa, 16 dollarin perusmaksulla kuukaudessa. Hubstaff alkaa 5 dollarin per kuukausi -suunnitelmalla, joka antaa sinulle pääsyn yksinkertaisiin aikaseurannan työkaluihin, työntekijöiden maksuaikatauluhallintaan, 24/7 -tukeen ja käyttäjäasetuksiin, joita voidaan hallita työntekijäkohtaisesti. Hubstaff tarjoaa myös 9 dollaria kuukaudessa / käyttäjä / käyttäjä, joka sisältää kaiken, mitä löydät perussuunnitelmasta, mutta pääset myös Hubstaffin sovellusohjelmointirajapintaan (API) ja perusohjelmointityökaluun.

Koska saat paljon enemmän toimintoja PM-keskittyneistä työkaluista, ei pitäisi olla yllättävää, että aiot maksaa enemmän. Mavenlinkin halvin suunnitelma, joka sisältää ajan seurannan, maksaa 39 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa. Zohon halvin aikaseurantaohjelma maksaa 25 dollaria kuukaudessa rajattomalle määrälle käyttäjiä, mutta vain 20 projektille. Wrike-palvelun halvin aikaseurantaohjelma maksaa 24, 80 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa.



3 3. Työntekijöiden seuranta

Jotkut ratkaisut menevät pidemmälle ja varmistavat, että työntekijät työskentelevät missä ja milloin he sanovat olevansa. Jotkut työkalut, kuten Hubstaff, tallentavat kuvakaappauksia työntekijöiden ollessa kellonaikana, ja lähettävät sitten nämä kuvakaappaukset esimiehille ennen kuin työntekijöille voidaan hyvittää muutoksen suorittaminen. Nämä työkalut voivat myös tallentaa lokin näppäimistön ja hiiren toimintavolyymeista vuorojen aikana. Suurin osa testaamistamme työkaluista antaa sinun seurata työntekijöiden liikkeitä GPS-seurannan avulla, kun he käyttävät työkalun mobiilisovelluksia, ja joidenkin avulla sinun on vaadittava käyttäjiä napsauttamaan selfie saapuessaan tai poistuessaan sijainneista.

Jos tarvitset tätä (kammottavaa) valvontaa, kenttäsi on kapea. Joka kerta kun seurantatyökalu ei tarjoa tätä sisäänrakennettuna ominaisuutena, eivätkä PM-pohjaiset työkalut yleensä tarjoa tätä toimintoa ollenkaan. Kysy jokaiselta myyjältä, tarjoavatko he tämän, ennen kuin aloitat tuotteiden kokeilemisen.



4 4. Muokatut kentät

Suurin osa työkaluista perustuu kokonaan jäljitysaikaan. Joidenkin työkalujen avulla voit kuitenkin ottaa huomioon yrityksiä ja yksityishenkilöitä koskevia lisätietoja, jotka saattavat olla keskittyneet enemmän tuotantoon kuin kestoon. Tämä on erityisen hyödyllistä rakennus-, kuljetus- ja valmistuspalveluissa, jotka ovat taipuvaisia ​​mittaamaan luotujen rakenteiden, kuljettujen etäisyyksien ja valmistettujen esineiden mukaan, koska ne ovat työtunteja. Esimerkiksi TSheets antaa sinun rakentaa kuusi täysin muokattavissa olevaa kenttää, jotka voidaan lisätä kehotteena jokaiselle aikakatkaisulle. Jos sinulla on rakennusyritys, voit kysyä nopeasti: "Oliko tapaus? Kyllä vai ei." Jos työntekijät eivät vastaa, silloin he eivät voi ajautua ulos. Tai voit kysyä rekka-autoilta, kuinka monta mailia he vain ajoivat. Nämä kentät vedetään sitten raporteiksi, jotta saat enemmän ulottuvuuden näkemykseen työn tekemisestä, kuinka tuottavat ryhmät ovat ja kaikki muut asiaankuuluvat työpaikan tiedot, joita saatat tarvita luodaksesi täydellisen kuvan työpäivästä tai vuorosta.

Vaikka Wrike ei anna sinulle yhtä kehittynyttä seurantaa kuin TSheets, voit silti kerätä tärkeitä tietoja työntekijöiltä vuorojen alkaessa ja lopussa. Wrike antaa sinun lisätä mukautettuja kenttiä tehtäväruutuun, niin että kun tarkastelet raportteja, näet esimerkiksi "laskutettavuuden", työtapahtumat, kilometrimäärän jne. Valitettavasti nämä elementit näkyvät kattava tehtävänäkymä PM-konsolista, mutta tiedot eivät näy aikaraporteissa.

Jos yrityksesi on taipuvaisempi mittaamaan tuotantoa kuin inimtunteja, mukautettujen kenttien ratkaisu saattaa olla sinulle parempi. Kysy myyjältä, mitä räätälöintejä he tarjoavat ja kuinka nämä mukautukset vaikuttavat raporteihin.



5 5. Integroinnit ja laajennukset

Zoho Projektien suurin etu on pääsy Zohon ohjelmistoekosysteemiin, joka sisältää asiakassuhteiden hallinnan (CRM), sähköpostimarkkinoinnin sekä henkilöstöresurssien (HR) ohjelmistot ja hallintatyökalut. Voit helposti muuttaa nämä tuotteet kokonaisvaltaiseksi ratkaisuksi, joka syöttää tietoja yhdestä toiseen ilman mitään manuaalista puuttumista. Tämä sopii mainiosti maksujen käsittelyyn, projektihenkilöstöön, laskutukseen ja melkein kaikkeen muuhun, jossa yhdistetään työskennellyt ajat muihin ohjelmistoihin näkyviin tietoihin.

Kysy myyjiltä, ​​jos he integroituvat kolmansien osapuolien työkaluihin. Jos pidät kahdesta myyjästä yhtäläisesti, mutta toinen tarjoaa enemmän näitä orgaanisia integraatioita kuin toinen, sinun pitäisi mennä entisen kanssa. Muista: Suurin osa aikaseurantaratkaisuista tarjoaa avoimen sovellusohjelmointirajapinnan (API), mikä tarkoittaa, että yrityksen sisäinen kehitysryhmäsi voi rakentaa integraatioita muiden avointen API-työkalujen kanssa. Jos sinulla on pieni yritys tai jos sinulla ei vain ole sisäistä teknistä osaamista, tarvitset todennäköisesti nämä integraatiot toimittaa orgaanisesti myyjän kautta.