Video: The Great Gildersleeve: Jolly Boys Election / Marjorie's Shower / Gildy's Blade (Lokakuu 2024)
Sähköposti on ongelma melkein kaikille, mutta erityisesti toimistossa se aiheuttaa häiriötekijöitä ja kuluttaa aikaa, joka saattaa olla parempi käyttää varsinaisen työn tekemiseen. Jotkut ihmiset katsovat sähköpostien tarkistamisen ja niihin vastaamisen "tekevät työtä työstä", sen sijaan että tekevät itse työtä.
Yritysten omistajat ja johtajat voivat auttaa sekä itseään että työntekijöitään torjumaan sähköpostien ylikuormitusta työssä.
Ensinnäkin, rohkaise kasvokkain tapahtuvaa viestintää. Työntekijöiden saaminen puhumaan keskenään, kun sähköposti ei ole välttämätöntä, voi todella auttaa vähentämään tarpeettomia sähköposteja. Kasvokkain käydyt keskustelut ovat myös parempia kuin kosketushenkilöiden sähköpostit, kun äänellä ja tunteella on todella merkitystä. Hyvin harvat ihmiset ovat yhtä taitavia välittämään tunteita kirjallisella kielellä kuin suullisesti.
Toiseksi, käytä pikaviestiohjelmaa. Pikakysymyksiä ja vastauksia varten et todellakaan voi voittaa pikaviestejä. Jotkut yritykset kieltävät työntekijöitä asentamasta tällaisia ohjelmia, mutta mielestäni he ovat todella todellinen siunaus toimistossa. Voit saada pikaviestejä itsenäisessä sovelluksessa tai sellaisessa, joka on rakennettu online-liiketoimintaympäristöön, kuten Podio, Yammer, Jive. Jos organisaatiosi käyttää Google-sovelluksia, voit aina hyödyntää Google Talkia. Kumpi tahansa IM-sovelluksesi valitset, varmista, että organisaation kaikki käyttävät samaa asiaa. Ja jos IT-osastolla on rajoituksia työntekijöiden asentamiselle, varmista, että tiimi tietää mitä pikaviestiohjelmaa kaikkien on tarkoitus käyttää, jotta he voivat tarkistaa asennukset.
Kolmanneksi, etsi parempi sijainti kuin sähköposti yleisille viesteille. Yksi selkeä esimerkki on, kun työntekijät lähettävät sähköpostia sähköpostitse ilmoittaakseen kaikille olevansa sairas, lomalla tai lähtemässä aikaisin. Nämä ovat tavallisia viestejä, jotka lisäävät sähköpostihäiriöitä, mutta joita ei tarvitse tehdä. Yksi ratkaisu saattaa olla jaettu kalenteri. Toinen voi olla hallinnollinen avustaja seuraamaan sisään- ja ulospäin tulevia henkilöitä ja lähettämään sen sijaan yksi konsolidoitu sähköposti.
Neljänneksi, ole sähköpostin roolimalli. Jos olet yrityksen tai osaston päällikkö, varmista, että sähköpostitottumuksesi vastaavat sitä, mitä haluat työntekijöiden tekevän. Kirjoita lyhyempiä sähköposteja, kun mahdollista. Puhu ihmisille kasvotusten, kun viestintä on oikea tapa. Käytä pikaviestejä ja tee mitä tahansa muuta, jonka haluat työntekijöiden tekevän. Ihmiset seuraavat sinun esimerkkiäsi, ja siten kehität parempaa yrityskulttuuria sähköpostin ympärille.
Lisäresurssit
Lisää vinkkejä sähköpostin ylikuormituksen torjumiseksi on seuraavissa artikkeleissa:
- Haastattelu: Push for Zero Email
- Kuinka vähentää ei-toivottua sähköpostia
- Haastattelu: SaneBoxin Dmitri Leonov sähköpostien hallinnasta
- 11 Vinkkejä sähköpostin hallintaan
