Järjestäydy: 3 vinkkiä parempaan gmail-postilaatikkoon

Sähköpostien ylikuormitus voi heikentää tuottavuutta. Kun sinulla on lukematon viestimerkki, jonka numerointi on satoja tai tuhansia, ilmoitusjärjestelmä lakkaa toimimasta. Kun oletustyökalut eivät toimi sinulle, ja on aika harkita joidenkin muutosten tekemistä. Jos olet Gmail-käyttäjä, on olemassa kolme hyvin yksinkertaista temppua, joiden avulla voit suodattaa viestejä ja palauttaa postilaatikon hallinnan. He ovat olleet niin kauan, että tuskin kukaan puhu heistä enää, mutta he ovat tehokkaita kuten koskaan auttamaan sinua siivoamaan postilaatikkosi.

1. Lisää pisteitä sähköpostiosoitteeseesi

Gmailissa pisteiden tai pisteiden lisääminen jonkun sähköpostiosoitteeseen ei vaikuta siihen. Esimerkiksi, jos sinulla on osoite ja jotkut lähettävät viestin tai jopa, se tavoittaa sinut kaikilla samanlaisilla.

Jos postilaatikkosi on sotkuinen, voit käyttää sitä etuna.

Voit esimerkiksi kehottaa ystäviäsi ja perhettäsi lähettämään sähköposteja johnsmith-osoitteeseen, mutta kertoa tuttaville yrityksille, että olet john.smith. Näin voit luoda suodattimen Gmailissa erottaaksesi nämä kaksi viestityyppiä automaattisesti, kun ne saapuvat.

Sinun ei tarvitse tehdä mitään aloittaaksesi uuden osoitteen käyttämisen, mutta sinun on määritettävä suodattimet, jos haluat, että jollekin aliasille lähetetyt viestit ohittavat postilaatikon ja siirtyvät suoraan toiseen kansioon.

Asenna suodatin seuraavilla vaiheilla:

1. Mene Asetukset-kohtaan oikeassa yläkulmassa olevassa hammassymbolikuvakkeessa.
2. Valitse Suodattimet ja Estetyt osoitteet.
3. Valitse Luo uusi suodatin (se on alareunassa).
4. Kirjoita Vastaanottaja-kenttään Gmail-osoite jaksoilla.
5. Valitse Luo suodatin.
6. Valitse seuraavassa näytössä, mihin haluat saapuvat viestit mennä. Jos haluat, että kyseisen osoitteen saapuvat viestit menevät suoraan osoitettuun kansioon, valitse kaksi vaihtoehtoa: a) Ohita Saapuneet ja b) Lisää tarra (valitse sitten haluamasi tarra tai luo uusi). Sinun on otettava käyttöön molemmat suodattimet. Muuten uusi viesti loppuu edelleen postilaatikkoosi.
7. Tallenna muutokset napsauttamalla Luo suodatin.
8. Viimeinkin, jos olet jo vastaanottanut viestejä tähän aliakseen, sinun kannattaa lisätä vaihtoehto "Käytä suodatinta myös X- vastaaviin keskusteluihin". Näin pyyhkäiset kaikki asiaankuuluvat postit heti uuteen kansioon.

Seuraava vinkki on samanlainen kuin tämä. Se on erilainen muunnos sähköpostin aliaksien tekemisessä. Tämä pisteillä on kuitenkin hienovarainen. Se on hyvä käyttää ihmisten kanssa, koska he eivät voi kertoa, että suodatat viestejä heiltä. Seuraava variaatio aliaksien luomisessa on parempi tehdä robotteihin ja automatisoituihin prosesseihin.

2. Suodata automatisoidut viestit plusmerkki-aliasilla

Toinen temppu on melkein sama kuin ensimmäinen, mutta tässä käytetään plus-merkkiä ja sanoja ennen @ -merkkiä aliasten muodostamiseen pisteiden sijasta. Jos osoitteesi on, kaikki nämä aliakset toimivat ilman, että sinun on määritettävä mitään erityistä asetuksissa:

Tämä on hieno temppu, jota voit käyttää kirjautuessasi uuteen verkkotiliin tai sovellukseen. Jos teet tilin esimerkiksi JCrew-verkkosivustolla, voit käyttää osoitetta kirjautumistunnukseesi. Voit hyötyä kahdella tavalla. Ensinnäkin, voit suodattaa kaikki postisi JCrewista automaattisesti erilliseen kansioon. Toiseksi, jos sähköpostiosoitteesi koskaan vuotaa tai myydään, voit kertoa kuka lähde oli.

Kun aloitat uusien '+ sana' -osoitteidesi käyttämisen, muista luoda suodattimet yllä lueteltujen vaiheiden avulla.

3. Mukauta postilaatikkoasi yhdellä napsautuksella

Viimeinen vinkki on muokata postilaatikkoosi tulevaa sisältöä yhdellä napsautuksella. Jos et aio luoda koko joukko kansioita ja suodattimia, tämä on kärki, jota kannattaa käyttää.

Vie hiiri Gmail-tilisi vasemmalla puolella olevan Saapuneet-sanan päälle. Napsauta alaspäin osoittavaa kolmiota avataksesi valikon. Näet muutamia vaihtoehtoja postilaatikon mukauttamiseen:

• oletusarvo
• Tärkeää ensin
• Lukematon ensin
• Tähdet ensin
• Tärkeät postit (jossa yhdistyvät tärkeät, lukemattomat ja tähdellä merkityt näkökohdat yrittääksesi asettaa merkityksellisimmät viestit ensin silmäsi eteen).

Kun valitset jonkin vaihtoehdoista (muut kuin oletusasetukset), Gmail pidättää postilaatikon yläosan valitsemallesi viestityypille. Se antaa myös vaihtaa, jotta voit tiivistää ja laajentaa viestejä eri osioissa.

• 11 Vinkkejä sähköpostin hallintaan tehokkaammin 11 Vinkkejä sähköpostin hallintaan tehokkaammin
• Kuinka tappaa sähköpostia oikealla projektinhallintaohjelmalla Kuinka tappaa sähköpostia oikealla projektinhallintaohjelmalla
• Kuinka varmuuskopioida sähköpostitilisi ja käyttää sitä offline-tilassa Kuinka varmuuskopioida sähköpostitilisi ja käyttää sitä offline-tilassa

Tee mikä toimii sinulle

Nämä Gmail-ominaisuudet ovat erityisen hyödyllisiä ihmisille, jotka haluavat hallita postilaatikoitaan paremmin luomatta uusia sähköpostiosoitteita. On täysin hyväksyttävää luoda yksinkertaisesti lisää sähköpostiosoitteita ja käyttää niitä myös eri tarkoituksiin. On tärkeämpää tehdä se, mikä sopii sinulle kuin noudattaa jotakin määrättyä "oikeaa tietä". Niin kauan kuin valitset menetelmän, josta voit pysyä kiinni, se auttaa sinua yllättämään järkevyyttä postilaatikossasi.

Saatat tietenkin päättää, että Gmail ei ole sinulle. Sinun tulee lukea tällöin perustemme siitä, kuinka poistua Gmailista ja aloittaa uuden palveluntarjoajan kanssa.