Järjestäydy: 11 vinkkiä sähköpostien hallintaan tehokkaammin

Sähköposti voi saada meidät tuntemaan, että pyrimme pitämään päämme veden yläpuolella. Onko postilaatikkosi pitkä? Aloitatko joka päivä sähköpostien lukemisen ajatellen, että vastaat tärkeimpiin viesteihin, vain etsiäksesi ja ymmärtääksesi, että tunti on ohittanut ja et ole tehnyt mitään toistaiseksi? Onko sinulla tilaa sähköpostillesi muutaman päivän välein? Tuntuiko sähköposti tuottavuuden kertoimella vai tuottavuuden tappajalla?

Sähköpostin käsittelyyn tarvitaan vain muutamia yksinkertaisia ​​temppuja, jotta et tunteisi olevansa punnittu siitä. Jotkut näistä vinkistä tukeutuvat useimmissa sähköpostiohjelmissa löydettyihin toimintoihin, mutta toiset ovat tapoja muuttaa omia tapojasi siten, että sähköpostin pienet päivittäiset vuorovaikutukset auttavat sinua pysymään kurssilla sen hallinnassa.

Ajattele sitä kuten hammasten puhdistamista. Päivittäisen hammashygienian ja hammaslääkärille menemisen välillä on ero, mutta sinun on tehtävä molemmat. Sinun tulisi harjata kahdesti päivässä ja hammaslankaa kerran päivässä, ja nämä tottumukset ovat erittäin tärkeitä terveiden hammasten saamiseksi. Kuuden kuukauden välein sinun tulee myös käydä hammaslääkärissä perusteellisemman puhdistuksen, röntgenkuvien ja muun ehkäisevän hoidon suhteen. Päivittäinen hygienia estää suurempien ongelmien muodostumisen. Käynnit hammaslääkärissä auttavat sinua havaitsemaan ja korjaamaan kasvavat ongelmat ennen kuin he pääsevät hallitsematta.

Tietenkin, jopa hampailla, asiat voivat mennä pieleen. Onnettomuus voi lyödä heidät tai geenisi saattavat lopulta vaikuttaa heihin, aivan kuten uusi projekti tai muutos työpaikassa voi yhtäkkiä aiheuttaa räjähdyksen sähköpostista. Joka tapauksessa, se ei tarkoita, että sinun pitäisi lopettaa hammaslangan menetys tai käynti hammaslääkärillä säännöllisesti - tai puhdistaa sähköpostisi päivittäin. Jos sinulla on odottamaton ongelma, sinun on silti noudatettava hyviä tapoja pitää kaikki tarkasti.

Kun muutat tapaa, jolla vuorovaikutuksessa sähköpostin kanssa tapahtuu lyhyellä aikavälillä - milloin ja miten tarkistat sen, kuinka usein poistat viestejä ja niin edelleen -, se helpottaa elämääsi pitkällä tähtäimellä.

Tässä on muutamia suositusvinkkejä sähköpostin vähentämiseksi. Haluan varoittaa teitä, että nämä vinkit ovat juurtuneet järkevään järkeen ja että ne eivät tarjoa taikuutta, mikä tarkoittaa, että ne eivät räjäytä mieltäsi tai tulevat yön yli sensaatioksi. Mutta ei myöskään hammaslanka.

1. Poista ensin

Ensimmäinen tehtävä, kun avaat postilaatikon, on skannaus nähdäksesi mitä voit poistaa. Katso aihekenttää ja lähettäjää. Onko se roskaa? Onko se myynninedistämisviesti, jota et koskaan aio lukea? Onko kyse työkaverisi ilmoituksesta otsikkoriviltä, ​​jonka mukaan he ovat tänään poissa, ja melkein ei ole mahdollista, että sähköpostin rungossa olevat lisätiedot ovat merkityksellisiä sinulle? Jos on, heitä se ulos.

Kaikki viestit, jotka tunnet merkityksettöminä, tulee valita ja siirtää roskakoriin irtotavarana. Jos et kiirehdi tiettynä aamuna, saatat jopa yrittää tunnistaa yhden tai kaksi tavallista sähköpostiviestiä, jonka tilaukset peruutetaan.

Miksi on tärkeää tehdä tämä vaihe ensin? Kun poistat merkityksettömät viestit heti, voit helpottaa jäljellä olevien viestien näkemistä. Kun näet jäljellä olevat viestit, voit triakoida tärkeimmät viestit nopeammin. Jos pystyt tunnistamaan jopa viisi tai kymmenen prosenttia päivittäisestä saapuvasta postistasi "todennäköiseksi, että se ei vaadi toimintoa", jotta voit poistaa sen nopeasti, olet paljon paremmassa kunnossa aloittaaksesi päiväsi tuottavasti.

2. Käytä useampaa kuin yhtä sähköpostiosoitetta

En voi seistä markkinointiviestejä tai lähetysvahvistuksia, paljon vähemmän muistutuksia pankistani maksamaan luottokorttilaskuni, kun se on jo asetettu automaattiseen maksamiseen. (Grr.) Kaikki nämä viestit sekaisivat postilaatikkoni ja vaikeuttaisi tärkeiden sähköpostien löytämistä, paitsi että minulla on strategia käsitellä niitä.

Käytän erillistä sähköpostiosoitetta kaikille näille vähämerkityksisille viesteille.

On olemassa muutama tapa tehdä se. Voit perustaa uuden sähköpostitilin kokonaan tätä tarkoitusta varten, kuten minä teen sen, tai voit luoda aliaksen osoitteen nykyisellä tililläsi. Useimmat sähköpostipalveluntarjoajat antavat sinun tehdä sen. Tämän jälkeen luot säännön tai suodatat sähköpostitilillesi niin, että kaikki aliakselle lähetetyt viestit ohittavat postilaatikon ja siirtyvät toiseen kansioon. Kutsu sitä Saapuneet 2 tai vähämerkityksinen tai mitä haluat.

Yksi etu erillisen sähköpostiosoitteen käyttämisestä tähän tarkoitukseen on, että pidät tämän ei-aivan roskapostin, jota joskus kutsutaan harmaksi postiksi, erillään tärkeästä postistasi. Lisäksi, jos yritys myy sähköpostiosoitteesi toiseen jakeluluetteloon, uudet ja ei-toivotut markkinointiviestit eivät myöskään tule ensisijaiseen postilaatikkoosi. Kolmas etu on, että nämä viestit eivät häiritse sinua, koska sinun on kirjauduttava toiseen sähköpostiohjelmaan tai navigoitava toiseen postilaatikkoon käyttääksesi niitä.

3. Kirjoita lyhyt

Kun kirjoitat sähköposteja, sano mitä tarkoitat, ole selkeä ja ytimekäs. Miksi? Lyhyen kirjoittaminen auttaa viestiäsi lukeneita ihmisiä pääsemään pisteeseen ja käsittelemään sähköpostia tehokkaammin. He saattavat poimia soittoäänestänne ja vastata luontoissuorituksin, mikä helpottaa elämääsi.

Jotkut tilanteet vaativat täydellisiä lauseita ja muodollista kieltä, mutta katkelmat voivat olla erittäin tehokkaita sähköpostissa. Käytä niitä, kun se on järkevää. Kielioppi poliisi ei aio seurata sinua. Varmasti joskus sinun on oltava erittäin yksityiskohtainen ja hyödynnettävä sähköpostin paperipolku-osaa - kaikesta on tietue. Yleisesti ottaen oletus on kuitenkin tiivis, selkeä ja suoraviivainen kieli.

Kaikki eivät ole taitavia lyhytkestoisesti, ja se voi tulla kurjaksi. Voit lisätä hymiöitä tai huutopisteitä välttääksesi kuulostavan epäystävälliseltä. Tai yksinkertaisesti kertoa ihmisille, että yrität olla ytimekäs sähköpostissa, eikä heidän pitäisi ottaa sitä henkilökohtaisesti.

4. Käytä ryhmiä tai jakelulistoja

Jos lähetät viestin samalle ihmisryhmälle toistuvasti, määritä ryhmä- tai sähköpostialias. Outlookissa sitä kutsutaan jakeluluetteloksi. Siirry Gmailissa Yhteystiedot (contact.google.com), valitse ihmiset, jotka haluat lisätä ryhmään, ja napsauta tarrakuvaketta. Anna ryhmälle nimi. Kun se on tallennettu, voit kirjoittaa nimen kirjoittaaksesi viestin automaattisesti kaikille ryhmän jäsenille.

Ryhmien käyttäminen ei vain säästää aikaa poistamalla tarve kirjoittaa kunkin henkilön nimeä, kun lähetät ryhmälle, vaan myös asettaa sinut helposti poistamaan taktiikat, kuten selitän vähän myöhemmin.

5. Luo malleja tai säilytettyjä vastauksia

Jos lähetät viestin, jonka lähetät yhä uudelleen, älä kirjoita sitä tyhjästä joka kerta. Käytä jo kirjoittamaasi tekemällä mallipohja tai vastattu vastaus, koska Gmail kutsuu sitä.

Muutamia esimerkkejä ihmisten usein lähettämistä viesteistä ovat seuraavanlaisia:

• Kiitos tavoittelusta, mutta en ole kiinnostunut,
• Vahvistamme vastaanoton. Kiitos ja kerro minulle, tarvitsetko jotain muuta loppupäästäni, ja
• Se kuulostaa lakiosastomme työstä. Paras yhteyspiste on…

Kun olet laatinut muutaman mallipohjan, voit vastata viesteihin, jotka yleensä vievät tarpeetonta aikaa edes ajattelematta sitä paljon, antaen sinulle mahdollisuuden jatkaa tärkeämpää työtä.

6. Käytä aiheviivoja uudelleen

Lähetettyjen viestien uudelleenkäyttö mallien ja säilytettyjen vastausten kautta parantaa tehokkuutta minimoimalla kirjoittaminen. Aiherivien uudelleen käyttäminen antaa sinulle entistä helpommin ja nopeammin poistaa tai arkistoida vanhoja viestejä. Selitän kuinka seuraavaksi.

7. Lajittele Poista-kohtaan

Tietorajoitukset voivat hiipua kenelle tahansa, jopa hyvin järjestäytyneille ihmisille. Tapa vapauttaa tilaa on poistaa viestejä, joita et tarvitse irtotavarana. Tämä on sellainen urakka, jonka voit ajatella olevan samanlainen kuin hammaslääkärillä käyminen. Sinun ei tarvitse tehdä sitä päivittäin, mutta tekemällä sitä säännöllisesti ja säännöllisesti voit estää suurempia ongelmia. Mielestäni kolme poistomenetelmää ovat erityisen hyödyllisiä.

Lajittele ensin lähettämäsi postitiedostokoon tai liitteen mukaan ja heitä pois suurimmat, joita et tarvitse. Syy, jonka vuoksi keskityn lähetettyihin viesteihin, on se, että jos lähetin liitteen, tiedostoni on hyvä mahdollisuus, ja siksi minulla on toinen kopio tallennettuna muualle.

Toinen tapa on lajitella lähetetyt postit aihekohtaisesti ja etsiä säännöllisesti lähettämiäsi viestejä. Jos lähetät viikoittaisen viestin otsikkorivillä "Jääkaapin puhdistus tänään klo 16.00", näet, valitse ja poista ne nopeasti kaikki kerralla.

Kolmanneksi, lajittele viestisi vastaanottajan mukaan. Sinulla on todennäköisesti muutama kollega, ystävä tai ihmisryhmä, joille lähetät sähköpostia usein. On todennäköistä, että monet sinun ja heidän välilläsi lähetetyistä viesteistä eivät ole kovin tärkeitä. Jos et koskaan tarvitse niitä enää, valitse useita viestejä kerralla ja poista ne massiivisesti.

8. Sammuta ilmoitukset, sulje sähköposti tarkennuksen ajaksi

Näyttöhälytyksen saaminen jokaisesta saapuvasta viestistä on uskomattoman häiritsevää ja häiritsevää. Luulisin, että ylivoimaisella enemmistöllä työntekijöistä olisi parempi menettää sähköpostihälytykset kokonaan pois käytöstä. Se on hyödyllinen vain harvimmissa tapauksissa. Joten sammuta ilmoitukset.

Samoin sulje sähköpostiohjelmasi tai sen selain-välilehti, kun joudut tekemään keskittynyttä työtä vähintään 30 minuutin ajan. Minusta on tuskaa kirjoittaa tätä kärkeä tietäen, että melkein kukaan ei seuraa sitä. Hyvin harvat ihmiset todella tekevät sen, mutta toivon, että voisin vakuuttaa enemmän ihmisiä kokeilemaan. Kuvittele, kuinka paljon helpompaa on löytää virtauksesi, kun et häiritse sähköpostia.

Mieti takaisin viimeksi kertaan, jolloin työskentelit offline-tilassa, olipa kyse sitten lentokoneesta, jossa ei ole Wi-Fi-yhteyttä, tai kun Internet-yhteys oli alhaalla. Tai ehkä olet työskennellyt aikavyöhykkeeltä, jossa sinulla ei ole monia muita kollegoja, ja siksi sinulla ei ollut keskeytyksiä sähköpostissa pitkän päivän aikana. Sulkemalla sähköpostia pääset lähes toistamaan kokemuksen, jota ei ole keskeytetty, samalla kun pystyt silti käyttämään muita online-tietoja tarpeen mukaan.

9. Co-opt Auto -vastaukset

Oletetaan, että et sulje sähköpostiikkunaasi, mikäli olet huolissasi siitä, että joku yrittää ottaa sinuun yhteyttä kiireellisessä asiassa ja menetät sen. Kiertotapa? Aseta toimiston ulkopuolinen tai automaattinen vastausviesti, jossa sanotaan: "Jos kyseessä on erittäin kiireellinen asia, lähetä sähköpostia / soita / viesti minulle…" ja anna puhelinnumerosi, löysä kahva tai ensisijainen rivi viestintä.

10. Poista! Tai arkistoi kansioihin

Poistettu sähköposti on usein hyvä tarkoitus, joka on mennyt toteuttamatta. Tiedä milloin päästää irti. Älä ripusta viesteihin, jos et koskaan tee mitään niiden kanssa. Merkittämättömien viestien jättäminen postilaatikkoosi on erittäin tuottamatonta, häiritsevää ja muistuttaa vain sitä, mitä haluaisit tehdä täydellisessä maailmassa, mutta et voi.

He eivät tee sinulle mitään suosiota olemalla postilaatikossasi.

Jos viestien poistaminen vaikuttaa vaikealta, siirrä ne uuteen kansioon. Soita tähän kansioon odottaviin tai hyviin aikeisiin. Tärkeä asia on saada ne pois postilaatikostasi. Odota muutama kuukausi. Katso kuinka monta olet kaivanut tai vastannut. Jos vastaus on nolla, kannattaa ehkä harkita niiden poistamista uudelleen.

11. Tyhjennä roskakorit säännöllisesti

Tyhjennä roskakorit säännöllisesti. Roskakorin poistaminen tyhjentää tilaa. Useimmilla sähköpostiohjelmilla, myös Outlookilla, on asetus roskakorien automaattiseksi tyhjentämiseksi sovelluksesta poistuttaessa. Jos et koskaan muista pudottaa roskakoria, suosittelen ottamaan tämä ominaisuus käyttöön.

Useimpien ihmisten ei todennäköisesti tarvitse tyhjentää roskakoria useammin kuin kerran kuukaudessa tai kerran neljänneksessä. Roskakorin poistaminen on vaarana, koska roskakoriin menee pelastamaan sähköpostiviestejä, joita ajattelet ette tarvitsevan, mutta osoittautuu tekeväsi. Olen pelastanut monia viestejä roskakorista, yleensä samana päivänä kun panin sen sinne.

Kuinka vetää hätäjohto

Nyt, jos haluat epätoivoisesti puhdasta liusketta postilaatikossasi, tässä on yksi viimeinen temppu, jonka voit kokeilla:

1. Luo uusi kansio. Nimeä se vanhaksi Saapuneet tai Posti ennen heinäkuuta 2019 (tai kuluvaa kuukautta ja vuotta).

2. Valitse kaikki postilaatikossasi. Siirrä kaikki uuteen kansioon.

• 38 Gmail-vinkit, jotka auttavat sinua valloittamaan sähköpostin. 38 Gmail-vinkit, jotka auttavat sinua valloittamaan sähköpostin
• Push for Zero Email Push for Zero Email
• 4 tapoja torjua sähköpostin ylikuormitusta Office-tilassa 4 tapaa torjua sähköpostin ylikuormitusta Officessa

Voilà. Olet postilaatikossa nolla, eikä sinun edes tarvinnut heittää yhtä viestiä.

Kukaan ei odota sinun uudistavan kaoottista postilaatikkoa yön yli. Muuta muutama positiivinen tottumus vähitellen. Suorita muutama jaksoittaisista toimista, kuten tyhjennä roskakori tai poista irtotavarana lähetettyjä viestejä, jotta voit tuntea edistystäsi.