Video: MMonroe armeija (Lokakuu 2024)
On hienoa saada kansallisen pienyritysviikon tunnustus tällä viikolla, mutta monet kotityöntekijät elävät pienyritysten elämää seitsemän päivää viikossa. Minua kiinnosti kuitenkin löytää yritys, joka kiinnittää nämä työntekijät yrityksiin kotona toimivista yrityksistä. Se on metro Atlanta-pohjainen asu, nimeltään eaHELP, joka sopii kotitoimistojen työntekijöihin kymmenien toimialojen yritysten kanssa. Heillä on yritysasiakkaita vähittäiskauppiaista ja digitaalisen markkinoinnin toimistoista voittoa tavoittelemattomiin organisaatioihin ja yliopistoihin.
Puhuin yrityksen presidentin Tricia Sciortinon kanssa siitä, kuinka eaHELP vetoaa virtuaaliassisteihinsa ja sovittaa heidän osaamisjoukonsa yrityksiin. Puhuimme myös siitä, mitä työkaluja, strategioita ja millaista kotitoimiston työskentelykulttuuria tarvitset terveellisten työsuhteiden ja etätoimenpiteiden varmistamiseksi virtuaaliassistentin ja työnantajan välillä. Sciortino oli ensimmäinen eaHELP: n koskaan palkkaama virtuaaliassistentti, ja hän tietää ensinnäkin, kuinka hallita kotitoimiston työntekijän työ- ja perhe-elämän tasapainoa.
PCMag: Kerro minulle vähän eaHELP: stä.
PCMag: Tämä on kansallinen pienyritysten viikko. Miksi pieni yritys tarvitsee virtuaaliassistenttia?
Sciortino: Sanoisin, että suurin osa asiakkaistamme on pienyrityksiä. Tyypillisesti havaitsemme, että pienenä yrityksenä sinun ei ehkä tarvitse vielä palkata jotakuta paikan päällä kokopäiväisesti; saatat tarvita vain viisi tai 10 tuntia viikossa. Sanotaan, että se on 10 tuntia. He olivat tulleet sisään joka aamu klo 9.00-11.00 ja sitten he ovat poissa. Mutta VA: lla nämä tunnit ovat joustavia. Saatat käyttää 30 minuuttia kello 9:00 ja sitten 15 minuuttia keskipäivällä. Voit jakaa aikasi päivälle ja viikolle ja käyttää osa-aikaisia tunteja erittäin täysipäiväisellä päivystystavalla.
PCMag: Kuinka minusta tulee VA ja toimin eaHELP: n parissa?
Sciortino: Meillä on urasivullamme hakemus, jonka pyydämme ehdokkaita lähettämään, ja se aloittaa hakijaprosessin hankintatiimimme kanssa. Otamme kaikki hakijamme läpi melko syvän prosessin, jolla tutkitaan taitoja ja kykyjä. Jaotamme ne kahteen luokkaan: pehmeät taidot ja kovat taidot. Etsimme todellakin sitä, mitä pidämme paljon syvyytenä penkillämme, koska olemme erittäin tarkoituksellisia siitä, että asiakkaitamme sovitetaan erityisesti enemmän kuin taitojen tai tehtävien tarpeisiin.
Tietysti arvioimme hakijoiden teknisiä kykyjä: mitä PC: tä he käyttävät, mihin ohjelmiin heillä on pääsy ja taidot, mutta etsimme myös pehmeitä taitoja. Hyvä kommunikaattori on tärkeämpää kuin jos sinulla on Microsoft Office. Haluamme ihmisiä, jotka ovat erittäin reagoivia, hyvää ammattitaitoista kirjoittelijaa - joku, joka on erittäin kiinnostava, aktiivinen ja tarpeeksi kekseliäs etsimään vastauksia, jos heidän asiakkaansa pyytävät jotain, mitä he eivät ole koskaan tehneet. Lisäksi tarkistamme ja validoimme heidän sanomiensa kovien taitojen suorittamisen joitain yleisiä VA-tehtäviä kuten kalenterin hallinta, sähköpostin hallinta ja matkan varaaminen.
PCMag: Mitä kotitoimiston työntekijä tarvitsee menestyäkseen?
Sciortino: Ensimmäinen asia on aina omistettu työtila. Sinulla ei ehkä ole ylimääräistä tilaa kotisi toimistossa, mutta tarvitset erityisen alueen, jota kutsut toimistoksi, vaikka se olisi olohuoneesi nurkka tai varamakuuhuone tai muu. voit sanoa: "Olen töissä; kävelen toimistotilaani." Me itse haastattelemme sitä ja varmistamme, että virtuaaliassistentillamme on omistettu tila ja että he työskentelevät ns. Häiriövapaana vyöhykkeenä. Jos yrität työskennellä keittiön pöydälläsi ja sinulla on perhe tai lapset (tai lemmikit) läpi, se ei toimi.
Toinen asia, jonka sanoisin, on rajojen asettaminen työaikasi. On erittäin helppoa työskennellä aina kotona työskennellessäsi, koska sinulla ei ole mahdollisuutta poistua toimistosta; työ pysyy toimistossa. Ja nyt, kun olet valmis päiväksi, on erittäin helppo tarkistaa sähköpostiosoitteesi vielä kerran keittäessäsi päivällistä. Sinun on asetettava aloitus- ja lopetusaika mahdollisimman hyvin, ikään kuin työskentelisit toimistossa. On parasta, että henkilökohtaiset rajojesi sanovat: "Aion tehdä viimeistään kello 6.00 päivittäin", jotta vältetään uupuminen tai tunne, että työskentelisit jatkuvasti. Pyysin tyttäriäni sanomaan minulle: "Äiti, työskenteletkö vain koko ajan?" ja ajattelin: "No, hänellä on oikeus." Annoin sen vuotaa yli.
Toinen asia, jonka voimme lisätä tähän, olisi aikataulu kotisi ulkopuolella. Se voi olla lounaspäivämäärä naapurisi kanssa tai se voi työskennellä Starbucksissa muutama tunti viikossa. Sinusta tulee hätääntyvä ja tuntuu kuin olisit nyrkkeillä, jos… olet ketjutettu pöydällesi koko päivän.
Viimeisen osan on oltava tietoinen tekniikastasi ja työkaluistasi, jotka auttavat etätyöskentelyssä, olipa kyseessä kone, joka pystyy käsittelemään työkuormasi: loistava tietokone, loistavat ohjelmistot, puhdas kone, uudempi kone. Mutta se voi olla myös esimerkiksi ohjelman käyttö, joka voi auttaa sinua jakamaan ihmisiä, kuten Basecamp tai Slack. Hyvä tekniikka ja todella mukava käyttää tietokonetta ja uusia tekniikoita todella lisää etätyöntekijänä olemisen etua.
PCMag: Mitä johtaja tarvitsee saadakseen kotitoimiston työntekijän onnistuneeksi? Sain juuri ohjelman, joka "lisää luottamusta työnantajien ja työntekijöiden välillä". Se vie kuvakaappauksen kolmen minuutin välein. Se ei kuulosta liian luottavaiselta.
Sciortino: Ymmärrämme, että joskus jonkun on vaikea työskennellä jonkun kanssa etäyhteydellä, ellei hän ole tottunut siihen; vie aikaa, jotta saadaan luottamus siihen, että toisella puolella oleva henkilö tekee työtä, jonka olet pyytänyt heitä tekemään. On kuitenkin asioita, joita suosittelemme asiakkaillemme ja VA-tahoille, jotka käyttävät viestintävälineitä auttaakseen heitä matkalla. Suosittelemme järjestämään vähintään kerran viikossa videotapaamisen, jossa ryhdytään siihen, mitä tällä viikolla on tehtävä ja mitä viime viikolla on jäljellä, voit nähdä kasvotusten, lukea kehon kielen. Se on vain jotain, johon todella uskomme; jos aiot työskennellä etänä, tarvitset verkkokameran.
Meillä on myös paljon työkaluja, joita suosittelemme auttamaan ihmisiä pysymään läheisessä yhteydessä toisiinsa. On olemassa erilaisia sovelluksia, joissa voit jakaa työtiloja, kuten Basecamp, Asana, Evernote ja Wunderlist, joissa voit nähdä työn, jota ihmiset tekevät koko päivän (ja lisätä muistiinpanon tai suorittaa tehtävän). On erittäin helppo sanoa: "Hei, katsotaan missä olemme tämän projektin kanssa."
Ja sitten suosittelemme asioita, kuten sovelluksia puhelimellesi, olla todella mukava tekstiviestien lähettäminen tai käyttää sovelluksia, kuten Voxer tai HeyTell (missä se on kuin nopea puhelin, joka lähettää äänimuistion).
Rehellisesti, yritämme olla liian monimutkaisia kulttuurin ja ryhmän kannustamisen suhteen. Käytämme asioita, kuten Facebook, ja meillä on yksityisiä ryhmiä ryhmämme kanssa, joissa olemme yhteydessä. Niitä kutsumme virtuaaliseksi vesijäähdyttimeksi ja kysymme kertaluonteisen kysymyksen: "Hei, kaverit, onko neuvoja, onko kenelläkään kokemusta?" Joukkue hyödyntää toisiamme apua varten.
Lähetämme myös viikoittaisia myyntikappaleita: "Hei, joukkue, tässä olemme menossa. Hei, loistavat kuutot ja huudahdukset." Virtuaalitoimistomme on se yksityinen Facebook-ryhmä, ja se on ollut meille yksi suurimmista joukkueen rakentamisen menestyksistä.
