Video: Basic addition | Addition and subtraction | Arithmetic | Khan Academy (Lokakuu 2024)
? wmode = transparent "Mitä haluat tietää järjestäytymisestä?"
Se on kysymys, jota pyydän kollegoilta ja ystäviltä niin usein saada ideoita tähän sarakkeeseen. Viimeksi kysyessäni useampi kuin yksi henkilö vastasi: "Kuinka voin edes aloittaa?"
Jos kirjoittaisin aloittelijan oppaan organisoitumisesta, se johtaisi yhteen ehdottoman välttämättömällä neuvolla: Jakaa projektisi pienempiin osiin.
Tavoitteen jakaminen pienempiin tavoitteisiin ja päivittäisiin tehtäviin on onnistumisen kannalta ratkaisevan tärkeää. Kaikki järjestäytyneet ihmiset tekevät sen, mutta kaikki neuvontaartikkelit eivät tee sitä selväksi. Mielestäni sen on oltava selkeä. On niin tärkeää, että sinun ei pidä kiiltoa siitä.
Organisaation todellinen salaisuus on miettiminen, kuinka saada itsesi tekemään tarvittavat toimet organisaation toteuttamiseksi ja jatkamaan eteenpäin. Sinun on kyettävä määrittelemään toimet - ja juuri tavoitteen rikkomiseen on kyse.
Mistä aloittaa organisoitumisen
Ennen kuin pystyt organisoitumaan, sinulla on oltava tavoite.
"Haluan olla järjestäytyneempiä" ei ole tavoite. Yritä kuvata mitä haluaa. Yritä laittaa se sanoiksi. Ja yritä tehdä niistä sanoista positiivisia ja toimivia, ei kielteisiä.
Oletetaan, että sähköpostisi on hallinnassa. Haluat järjestää sähköpostin.
Negatiivisesti määritelty tavoite: "Sähköpostini on sotku, enkä halua sitä enää."
Positiivisesti määritelty tavoite: "Haluan aina löytää sähköpostin nopeasti, kun sitä tarvitsen."
Positiivinen ja toimiva tavoite keskittyy siihen, mitä haluat pystyä tekemään ("löytää sähköpostit nopeasti"). Negatiivisen kaltevuuden kautta näkyvä tavoite vain toistaa ongelman, että sähköpostiosoitteesi on sotkuinen ja et ole siitä tyytyväinen.
Tässä on toinen esimerkki:
Negatiivisesti määritelty tavoite : "Minulla on liikaa papereita. He rypistävät työpöytäni ja aiheuttavat häiriöitä, ja minä vihaan sitä." (Huomaa, kuinka ei ole selkeää kuvaa siitä, mitä haluat tapahtua tai miten haluat tilanteen muuttuvan.)
Positiivisesti määritelty tavoite: "Haluan minimalistisen työtilan, joka auttaa minua keskittymään. Haluan hyödyntää tietokoneeni ja tekstintunnistuksen tehoa ja etsiä tehokkaammin tärkeiden asiakirjojen löytämisessä." (Huomaa, että painotetaan positiivisia sanoja, kuten "keskity" ja "tehokas").
Aivan kirjaimellisesti sinun täytyy kuvata mitä haluat ja laittaa se positiivisiksi sanoiksi, konkreettisiksi, toimiviksi sanoiksi. (Katso lisätietoja tavoitteiden asettamisesta ja saavuttamisesta.)
Kuinka rakentaa tavoite
Kun sinulla on tavoite ja olet laittanut sen sanoihin, sinun on purettava se.
Helppo tapa dekonstruoida tavoite on miettiä, mitä kirjoittaisit päivittäin tehtäväluetteloon tavoitteen saavuttamiseksi.
Et koskaan laittanut tehtäväluetteloa "Luo keskittymistä edistävä minimalistinen työtila." Pikemminkin voit kirjoittaa:
- kirkkaat mukit ja kupit pöydältä
- skannata paperit postilaatikossa
- revitty skannatut paperit
- suorista tietokonejohdot
(Jos olet hieman eksynyt siitä, millaisia asioita ensisijaisesti kuuluu tehtäväluetteloon, voin kertautua luomaan parempia tehtävälistoja.)
Esimerkki: Photo Organisation Makeover
Haluan antaa sinulle pidemmän esimerkin siitä, kuinka suuri organisaatiohanke voidaan hajottaa pienemmiksi osiksi kiusataksesi kokonaan miten se tapahtuu.
Olen työskennellyt kollegani Stephanien kanssa digitaalisten valokuvien järjestämistä koskevassa kokonaisuutena (josta kirjoitan laajasti tulevassa sarakkeessa). Hänellä on tuhansia valokuvia, jotka on levitetty useille tietokoneille ja online-tallennuspalveluille, ja hän haluaa niiden vain järjestetyn.
1. Määritä tavoite. Kun istuimme ensimmäistä kertaa yhdessä keskustelemaan projektista, kysyin häneltä: "Mitä haluat? Mikä on tavoitteesi?" Lopetin hänet, ennen kuin hän edes pystyi vastaamaan. "Sallikaa minun muotoilla se uudelleen. Mitä haluat tehdä valokuvillesi, joita et voi tehdä nyt?"
Stephanie sanoi lähinnä haluavansa löytää valokuvia helposti riippumatta siitä, mitä laitetta hän käytti.
2. Ymmärrä ongelma. Seuraamiskysymykseni oli seuraava: "Kuinka näytät juuri nyt, kun etsit valokuvaa? Muistatko päivämäärän tai kuvan ihmiset tai tapahtuman, kun valokuva on kuvattu?"
Tämä kysymys todella kysyi: "Millaisen ratkaisun meidän pitäisi suunnitella niin, että se sopii tarpeisiisi?"
Hän sanoi, että muistaa valokuvansa yleensä suunnilleen päivämäärän mukaan, kuten "yliopistossa", mutta toisinaan myös valokuvien ihmiset.
Harkitsimme muutamia mahdollisia ratkaisuja, mutta emme päässeet mihinkään vielä. Usein se auttaa etenemään muutamalla organisaatioprojektilla, joten tarkista, muuttuuko tavoitteesi määritelmä sitä enemmän, kun opit ongelmasta.
3. Määritä itsellesi pienet tehtävät. Kokouksemme perusteella Stephanie päätti lyhyen luettelon tehtävistä. Se näytti noin:
Nämä neljä tehtävää olivat Stephanien "seuraavien vaiheiden" laajuus. Huomaa, että hänen luettelossaan on vain muutama esine. Hän pystyi helposti suorittamaan kaikki nämä tehtävät päivässä, jos hän kimppu alas, tai alle viikossa, jos teki yhden päivässä.
4. Aseta määräajat. Tapa seurata yksinkertaisia, lyhyitä tehtäviä on asettaa määräaikoja. Haluan käyttää tehtävienhallintasovellusta, kuten Awesome Note tai Any.do, seuratakseni tehtäviäni ja asettaa määräaikoja niille. Stephanie-projektin kanssa en tiedä, asettaako hän itselleen määräaikoja, mutta hänellä on pehmeät määräajat sen perusteella, milloin päätämme tavata toisiamme jatkaaksesi projektia. Oletan, että seuraava kokouksemme pysyy hänen kalenterissaan ja saa hänet tuntemaan olevansa vastuussa tekemistään, mitä hän sanoi tekevänsä.
Se on tekemistä, joka on vaikeaa
Kaikki eivät ole vastuussa itselleen. Uskon, että meillä kaikilla on strategioita, joiden avulla voimme tuntea itsemme vastuullisiksi, kuten esimerkiksi kertoa jollekin muulle suunnitelmastamme tai panostaa rahaa, että teemme tai emme tee jotain. Tehtävän muistaminen ei ole vaikeaa. Lähetä vain muistutus älypuhelimellasi. Se on tekemistä, mikä on vaikeaa. Jos sinulla on pieniä tehtäviä, jotka ovat erityisiä, lisäät ainakin mahdollisuuksiasi, joita seuraat.
Sanonta "jokainen matka alkaa yhdellä askeleella" on täysin totta. Tai jos haluat, "Näyttäminen on puoli taistelua" puhuu samaan tarkoitukseen. Sinun on annettava itsellesi selkeät ja toimittavissa olevat asiat ja kohtuullinen aika niiden tekemiseen. Muuten et koskaan niin paljon kuin aloitat.
