Järjestäytyminen: 5 yksinkertaista vaihetta aloittamiseen gantt-kaavioilla

Ennen uuden projektin aloittamista on apua etenemissuunnitelmaan, jonkinlaiseen selkeään yleiskuvaan kaikista tarvittavista vaiheista ja niiden järjestämisjärjestyksestä. Se on lähinnä mitä Gantt-kaavio on. Ei ole väliä onko projekti henkilökohtainen, kuten kannen lisääminen talosi taakse tai yritystoiminta, kuten uuden verkkosivuston rakentaminen. Sinun pitää tietää

• milloin ja minne aloitat,
• kaikki vaiheet matkalla ja kuinka kauan ne vievät,
• kuka on vastuussa jokaisesta vaiheesta,
• - järjestys, jossa vaiheiden on tapahduttava, ja -
• kun projekti valmistuu.

Gantt-kaaviot, jotka on nimetty insinööri ja konsultti Henry Ganttille, joka kehitti ja käytti niitä 1910-luvulla, ovat projektin visualisointi alusta loppuun. Ne ovat erittäin yleinen tyyppi tuottavuuden työkaluja, ja ne ovat tärkeä osa monia projektinhallintapalveluita. Itse asiassa erinomainen TeamGantt-palvelu ottaa nimensä jopa kaavioista., Selitän, mitä Gantt-kaaviot ovat, mitä ne tekevät ja kuinka ihmiset käyttävät niitä, ja annan viisi vaihetta aloittamiseen niiden kanssa.

Mikä on Gantt-kaavio?

"Ganttikaavio on visualisointi vaiheista, jotka tarvitaan projektisi loppuunsaattamiseksi", selitti LiquidPlannerin johtava ohjelmapäällikkö Kayvon Ghaffari, kun pyysin äskettäin häntä jakamaan joitain näkemyksiä Gantt-kaavioiden aloittamisesta. LiquidPlanner on Editors Choice -palkittu projektijohtamis- ja työyhteistyösovellus, joka korostaa Gantt-kaavioita.

Ghaffari muistutti minua siitä, että projekti eroaa muun tyyppisestä työstä. "Projekti on joukko töitä, joilla on alku ja loppu, ja että projektin luomisen toteuttaminen on joukko tehtäviä", hän sanoi. Gantt-kaaviot toimivat erityisesti projekteissa, eivät meneillään olevissa töissä. He auttavat sinua pääsemään alusta loppuun, joten on tärkeää, että siellä on loppu.

Gantt-taulukot luetaan vasemmalta oikealle, ylhäältä alas. (Katso yllä oleva kuva TeamGanttista.) X-akseli on aika. Kaavio alkaa projektin alkaessa ja päättyy, kun projekti toimitetaan. Y-akselin pituuden ajaminen ovat tehtäviä, vaikka ne ovatkin vain luettelossa. Niiden tarkalla sijainnilla y-akselilla ei ole merkitystä, vaikka niillä on taipumus pudota aikajärjestyksessä.

"Tehtävä koostuu kolmesta osasta: mikä se on, kuinka kauan se kestää ja kuka aikoo tehdä sen", Ghaffari sanoi. Gantt-taulukossa jokainen tehtävä on esitetty palkilla. Palkin pituus osoittaa, kuinka paljon aikaa tehtävä vie. Usein tehtäväpalkit ovat väripohjaisia, mikä osoittaa, mikä henkilö tai osasto on vastuussa tehtävän suorittamisesta. Mitä "mitä", tehtävän nimi näkyy yleensä palkissa tai tulee näkyviin, kun napsautat sitä.

Sen lisäksi, että Gantt-kaaviot osoittavat kaikki projektin tehtävät ja kuinka kauan ne vievät, ne esittävät sekvensoinnin ja riippuvuuden. Toisin sanoen ne osoittavat, missä järjestyksessä tehtävien on tapahduttava, ja onko yhden asian tapahtua ennen toista. Miksi se on niin tärkeä?

Mitä Gantt-taulukot tekevät?

"Gantt-kaaviot tekevät visuaalisesti selväksi, että et voi tehdä kaikkea samanaikaisesti", kertoi Chris Savoie, Workfrontin suora tuotestrategia. Hän käytti esimerkkiä puutalon rakentamisesta. Voit ostaa kynnet ja puun samanaikaisesti, mutta puuta on leikattava ennen naulaamista puuhun.

Gantt-kaaviot osoittavat riippuvuudet tehtävien välillä, yleensä jonkin verran kuin linja, joka yhdistää ne.

Ennen liittymistään Workfrontiin (joka, kuten LiquidPlanner, on työkaluyhteistyön ja projektinhallinnan työkalu) Savoie työskenteli muutamissa erittäin monimutkaisissa hankkeissa United Space Alliancen kanssa NASA: n Johnson Space Centerin kanssa. Hän mainitsi, että vaikka sekvensointi ja riippuvuudet ovat tärkeitä jopa sellaisissakin yksinkertaisissa hankkeissa kuten puurakennuksen rakentaminen, ne ovat ratkaisevan tärkeitä massiivisissa, vuosien mittaisissa projekteissa, kuten kansainvälisen avaruusaseman rakentamisessa.

Toinen asia, jonka Gantt-kaaviot tekevät, on auttaa organisaatioita tai projektijohtajia hallitsemaan resursseja. "Vain siksi, että tehtävä on olemassa, ei tarkoita, että on olemassa henkilö, joka voi tehdä sen vapaasti", Ghaffari sanoi.

Gantt-kaavion avulla voit helposti nähdä, milloin ihmisten tai osastojen on määrä työskennellä tehtävissä verrattuna siihen, milloin ne ovat vapaita. "Sinun on kyettävä selvittämään ihmisten aikataulut ja kuinka monta tuntia päivässä on", hän lisäsi. Gantt-taulukot luovat tehokkaan tavan nähdä aika, tehtävät ja resurssit.

Gantt-kaavioiden aloittaminen

Kun sinulla on korkeatasoinen käsitys Gantt-kaavioista ja miksi ne ovat hyödyllisiä, voit alkaa tehdä niitä omille projekteillesi. Nämä viisi vaihetta auttavat sinua aloittamisessa.

1. Valitse malli tai rakenna se tyhjästä

Yleensä, kun aloitat uuden Gantt-kaavion, sinulla on mahdollisuus käyttää mallia tai aloittaa tyhjästä. Mallit voivat olla peräisin ulkopuolisista lähteistä, jos ne ovat projektinhallintaohjelmistojen tarjoamia, tai ne voivat olla peräisin omasta aiemmasta projektistasi.

Yksi eduista, joita syntyy oman aikaisemman työsi käyttämisestä mallin luomisessa, on, että voit usein oppia paljon aiemmin tapahtuneista. Malli tarjoaa tietoja tehtävien ja sekvensoinnin lisäksi myös siitä, kestikö jokin tehtävä odotettua kauemmin.

2. Merkitse virstanpylväät

Suurimpaan osaan Gantt-kaavioiden luomiseen tarkoitettuja ohjelmistoja sisältyy kyky lisätä välitavoitteita. Virstanpylväs on merkki, joka osoittaa projektin vaiheen päättyneen. Esimerkiksi verkkosivuston rakentamisessa lankakehysten lukitseminen on tyypillinen virstanpylväs.

Kun rakennat Gantt-kaaviota tyhjästä, on usein hyödyllistä piirtää kaikki virstanpylväät ennen tehtävien lisäämistä. Kaikkien välitavoitteiden luettelointi auttaa projektin jakamista pienemmiksi kappaleiksi, ja pienempiä kappaleita on helpompi käsittää kuin koko projekti kerralla.

3. Lisää tehtäviä, sekvenssitapahtumia ja luo riippuvuuksia

Seuraava vaihe on lisätä tehtäviä, sekvenssitapahtumia ja luoda riippuvuuksia. Kun lisäät tehtäviä, muista katsoa historiallisia raportteja tai keskustella ihmisten kanssa, jotka suorittavat tehtävät saadaksesi tarkkoja arvioita, kuinka kauan niiden tulisi kestää.

Kun järjestät tapahtumia, muista, että on mahdollista, että useita tehtäviä suoritetaan samanaikaisesti, mutta ei sama henkilö. Verkkosivun rakennuksessa yksi henkilö voi työskennellä kehysten kanssa, kun taas toinen henkilö kerää prototyypin näytesisältöä. Mutta kehyssuunnittelija ei voi myöskään luoda tunnelmatauluja samanaikaisesti.

Lisää riippuvuuksia vasta, kun olet luonut kaikki tehtävät ja laittanut ne oikeaan järjestykseen, ja ole varovainen niiden suhteen. "Asia, joka todella hämmentää sinua, on, jos menet puoliväliin Gantt-kaavioon ja näet, että esimerkiksi tehtävä 12 ei ole enää riippuvainen tehtävästä 5", Savoie sanoi. Hän lisäsi, että aloittelijoiden tulisi olla erityisen varovaisia, jotta ne eivät poista riippuvuuksia, elleivät he ole varmoja, että se on oikein tehdä, koska niiden takaisin saaminen on erittäin vaikeaa, jos he luovat pitkän tapahtumaketjun.

4. Katso resurssejasi

"Tehtävien on oltava oikeassa järjestyksessä, ja sitten sinun on valvottava, ketkä ovat käytettävissä näiden tehtävien suorittamiseen", Ghaffari selitti. Kuten edellä mainittiin, se, että tehtävä on tehtävä, ei tarkoita, että joku voi tehdä sen.

Ghaffari huomautti, että hänen yrityksensä Gantt-kaavio-ohjelmisto ei salli ylimääräisten varausten tekemistä, mikä tarkoittaa, että LiquidPlanner ei anna sinun antaa jonkun tehtäväksi, jos henkilö on jo osoitettu eri tehtävään samanaikaisesti.

Gantt-kaaviot auttavat sinua näkemään, onko resurssi ylimääräinen, mutta mitkä seuraukset ovat muun projektiaikataulun aikana, kun se korjataan.

5. Tee yhteistyötä

"On todella tärkeää, että ihmiset ymmärtävät, että Gantt-kaavio ei ole taikuutta", sanoi Ghaffari. "Vain siksi, että olet suunnitellut jotain, ei tarkoita, että sillä olisi mitään tekemistä todellisuuden kanssa."

Yhteistyön avulla voidaan varmistaa, että Gantt-kaavio on sopusoinnussa todellisuuden kanssa. Usein Gantt-kaavio-ohjelmisto on osa suurempaa projektinhallinta- tai työpaikkayhteistyöpakettia. Jokaisella ryhmän jäsenellä tulisi olla mahdollisuus ainakin nähdä kaavio, ellei hän päivitä tehtäviä ja muita siihen liittyviä tietoja. Tällä tavoin, jos toimeksiantaja suorittaa tehtävän varhaisessa vaiheessa, ja hänellä on valta päivittää etenemistään merkitäksesi tehtävä suoritettua ja korjata arvioitu aika, ja tällä tavoin hän voi auttaa muita avustajia saamaan tehtävänsä myös aikaisin. Tai hän voi myös ilmoittaa itsensä käytettävissä olevana resurssina avuksi muissa tehtävissä seuraavaan ajoitettuun tehtävään asti.

Ghaffari teki yhteenvedon yhteistyön voimasta tällä tavalla: "Jos Gantt-kaavio on tyhjiössä, kuka tietää, onko se oikea? Jos se on yhteistyöhaluinen, niin sisään on tehty tarkistuksia, ja se heijastaa todennäköisemmin todellisuutta. Siellä Gantt-kaavio paistaa."

Älä luota liikaa Gantt-listaan

Sekä Ghaffari että Savoie kertoivat minulle käyttävänsä Gantt-kaavioita projektin suunnitteluun ja sisäänkirjautumiseen, mutta he eivät halua hallita päivittäistä työtä siinä. "Se on tyypillisesti suunnitelma, ei suoritusaikataulu", Savoie sanoi.

Savoie huomautti myös, että aloittelija ei ehkä tiedä, että ihmiset harvoin, jos koskaan, katsovat koko Gantt-taulukkoa kerralla, koska ne ovat tyypillisesti valtavia. "Tarvitset mainostaulun tulostaaksesi sen", hän sanoi.

Ghaffarin mukaan "Gantt-kaavion rakentaminen ei ole lopputavoite. Se on tehtäväsuunnitelman visualisointi ja järjestäminen. Gantt-kaavio auttaa ihmisiä ymmärtämään, kuinka suunnitelma toimii."

Jos olet kiinnostunut Gantt-kaavioista, olet todennäköisesti kiinnostunut myös projektinhallinnasta yleensä. Katso joitain erinomaisia ​​lisävinkkejä projektin pitämiseen tiellä, katso 4 vinkkiäni projektinhallinnan aloittamiseen ja neuvojani kuinka parantaa viestintää projektinhallinnan parantamiseksi.