Liiketoimintatieto kaikille

Liiketoimintatieto (BI) on kuuma tällä hetkellä. Täysi pysähdys. Helppo ja yksinkertainen. Yritykseni tarjoaa muun muassa henkilöstöresursseja suurille yrityksille, ja viimeisen yhdeksän kuukauden aikana helposti puolet mahdollisuuksista, joita meiltä on pyydetty käyttämään, liittyvät BI: hen.

Suurilla yrityksillä on resursseja palkata BI-asiantuntijoita, mutta osa siitä, mikä tekee BI: stä niin kuuma aihe tänään, on, että BI-asiantuntijat eivät enää ole ehdoton vaatimus yrityksille saada arvoa tästä tekniikasta. Työskentelemme itsepalveluteknologian kultakaudella, joka antaa muille kuin teknisille ihmisille mahdollisuuden olla vuorovaikutuksessa useiden tekniikoiden kanssa, jotka aiemmin vaativat erikoistunutta tietotekniikkaa: IT, turvallisuus ja varmasti BI.

Ja jos olet BI-asiantuntija, älä huolestu. Itsepalveluntarjoajan BI: n ajatuksena ei ole poistaa työtäsi. Se on löytää tapoja saada uutta arvoa olemassa olevista tiedoista. Antamalla etulinjan yrityskäyttäjille mahdollisuuden kysyä organisaationsa tietovarastoja suoraan, teoria on, että he keksivät uusia tapoja tarkastella yritystä. Se ei mitenkään mitätöi sitä, mitä tietosuoja-asiantuntijat tekevät tänään, koska näitä kyselyjä tarvitaan aina. Mutta itsepalvelun BI: n avulla etulinjan käyttäjät voivat hallita omia korkean tason kyselyjä, jotka todennäköisemmin liittyvät suoraan heidän työhönsä, jolloin tietosuoja-asiantuntijoille jää enemmän aikaa kaivaa entistä syvemmälle uuden tiedon nousevaan vuoroveteen ja saada entistä enemmän tietoa siten.

Niille, jotka työskentelevät pienten ja keskisuurten yritysten (SMB) IT-budjettien parissa, itsepalvelun BI edustaa myös tapaa käyttää tekniikan etuja, jotka olivat aiemmin ulottumattomissa, yksinkertaisesti kustannusten kannalta. Tämä on loistava kehitys, etenkin nyt, kun pienimmätkin yritykset tuottavat valtavia määriä sulautettavia tietoja muun muassa asiakassuhteiden hallinnassa (CRM), sähköpostimarkkinoinnissa, online-asiakaskäyttäytymisen seurannassa, verkkosivujen seurannassa ja paljon muussa. Tällaiset työkalut tuottavat valtavia määriä tietoa, jotka voivat tarjota kaikenlaisia ​​näkemyksiä yrityksestäsi itsepalvelun BI: n kautta. Tarvitset vain itsepalvelun BI: n hyödyntämiseksi, (1) tiedot, (2) oikea työkalu ja (3) jokin asiayhteyteen liittyvä idea tietojen tarkastelemiseen.

Tietoja on enemmän kuin luulet

Tietojen hankkiminen on sinun tehtäväsi, ja vaikka en voi auttaa sinua tässä suoraan, voin kertoa sinulle, että suurin osa pk-yrityksistä istuu paljon enemmän tietoja kuin he ymmärtävät. Sinun tarvitsee vain analysoida yrityksesi käyttämiä erilaisia ​​ohjelmistojärjestelmiä ja törmät nopeasti nopeasti tärkeisiin tietoihin. Ottakaa esimerkki rahoituksesta, keskustele finanssialan ihmisten ja IT-henkilöstön kanssa selvittääksesi, käyttääkö yrityksesi taloudellisiin tietoihin Intuit QuickBooks-, Microsoft Dynamics-, Oracle- tai Exact-tietoja. Ehkä Salesforce, Siebel tai ehkä Zoho CRM myyntikontakteihin ja mahdollisuuksien hallintaan. Adobe Analytics tai Google Analytics verkkosivustojen tietoja varten. Lista jatkuu ja jatkuu.

Mutta yhtä tärkeätä kuin minkä ohjelmiston avulla tietoa tuotetaan, on oppiminen (1) kuinka työtoverisi käyttävät näitä työkaluja tiedon tuottamiseen ja (2) missä nämä tiedot ovat. Edellisen ymmärtämiseksi sinun tulee istua heidän kanssaan ja pyytää heitä selittämään, kuinka he käyttävät ohjelmistoja työn suorittamiseen - se on paras tapa saada korkean tason käsitys siitä, mitä tietoja tallennetaan. Kun olet käynyt läpi sen, työskentele IT: n kanssa varmistaaksesi, että itsepalvelun BI-työkalulla on pääsy oikeisiin tietovarastoihin oikeilla oikeuksilla.

Paljon työkaluja ja enemmän joka päivä

Jos olet kiinnostunut käytettävistä työkaluista, PCMag julkaisi äskettäin itsepalvelun BI-työkalujen katsauksen, joten tarkista se. Minulla on kuitenkin muutamia omia suosikkeja, jotka ovat mainitsemisen arvoisia. Ensinnäkin Microsoft Power BI on ensisijaisesti siksi, että se on hieno niille, joilla on pieni budjetti (voit saada suurimman osan sen toiminnoista ilmaiseksi), mutta silti erittäin tehokas ja ehdottomasti helpoin oppia kaikista työkaluista, joita olen tähän mennessä käyttänyt. Pidän kuitenkin myös Zoho Reportsista ja olen huomannut, että monet asiakkaistani, jotka työskentelevät Tableau-kaltaisten asioiden rahoituspuolella. Kuten yleensä, mitä enemmän olet valmis käyttämään, sitä suuremman luettelon voit harkita. Mutta jos olet vasta aloittamassa, suosittelen joko Microsoft Power BI- tai Zoho Reports -raportteja, koska molemmat työkalut tekevät hyvää työtä helpottamalla uusia käyttäjiä BI: n perusteisiin.

Tarkasteltavat asiat

Täältä minä tulin. BI: n tarkoituksena on tutkia - tutkia numeroitasi, tutkia suhteita, tutkia asioita niiden tapahtuessa ja paljon muuta. Harkitse seuraavaa yleiskatsausta ja itsepalvelun BI-työkalujen ja parhaiden käytäntöjen perusteita.

Visuaaliset esitykset:

Näyttöruudulla on vaikea nähdä joukko numeroita, mutta kaavioiden näyttäminen heijastaa heti trendejä ja muita arvokkaita oivalluksia. Hyvissä BI-työkaluissa on valmiiksi määritetyt kaaviot ja raportit, jotka korostavat kriittisiä liiketoiminnan suuntauksia. Verkkosivustojen vierailut, myynti päivän / viikon / kuukauden mukaan, markkinointiviestinnän avoimet hinnat ja edelleen. Sinun ei tarvitse tietää, mitä kannattaa katsoa, ​​sillä hyvä BI-työkalu auttaa sinua maalaamaan numeroiden avulla - kirjaimellisesti.

Annan elää konsulttina, joten inhoan sanoa sitä, mutta hyvät BI-työkalut voivat korvata osan konsultin tekemistä. Aikaisemmin eräs hyvän konsultin pöydälle esittämistä kommentteista oli suosituksia siitä, mitä tietosuhteita on tarkasteltava yritystoiminnan näkemysten saamiseksi. Hyvät BI-työkalut automatisoivat raportit, jotka näyttävät nämä suhteet. Se on kuin ilmainen konsultti näytöllä edessäsi. Vielä parasta, että BI-työkaluja luovat yritykset voivat palkata johtavia konsultteja opastamaan heitä sinulle luomissa raporteissa. (Myönnettäköön, että hyvä konsultti voi silti lisätä kokemuksesta arvokkaita oivalluksia. Minulla on syytä kiittää ammatin jatkuvaa arvoa, mutta BI-työkalut voivat osoittautua tehokkaaksi apuvälineeksi yrityksesi ymmärtämisessä.)

Yhdistetyt näkymät:

BI-työkalut näyttävät raportit tyypillisesti kojetauluissa. Yksi näyttö voi sisältää useita näkymiä myyntiin liittyvistä tiedoista. Toinen saattaa antaa sinulle käsityksen sisäisistä resursseista, joita työntekijäsi käyttävät eri vuorokauden aikoina (ja erityyppisistä laitteista). Useiden, toisiinsa liittyvien kaavioiden ja raporttien pitäminen samalla näytöllä ei vain säästää aikaa, mutta liittyvien mittareiden näkeminen vierekkäin voi auttaa sinua havaitsemaan trendejä ja suhteita, joista muuten saatat puuttua.

Reaaliaikaiset tilastot:

Yksi hienoista asioista BI-kojetauluissa on, että esitykset ja raportit ovat dynaamisia. Kun uutta tietoa virtaa sisään, kaaviot ja raportit päivitetään automaattisesti. Jotkut kojetaulut näyttävät mittarit, jotka kirjaimellisesti värähtelevät, kun katsot niitä uuden tiedon vastaanoton yhteydessä. Toiset päivittyvät asetetulla aikavälillä tai kun painat painiketta päivittääksesi näkymän. Se riippuu todella yrityksestäsi, kuinka paljon tietoa sinun on analysoitava, kuinka nopeasti uutta tietoa tulee ja minkä tyyppisiä oivalluksia tarvitset.

Real, Real Time:

Haluatko olla reaaliaikainen ? (Tällainen kuin silloin, kun yksi lapsistani kysyisi toiselta: "Pidätkö hänestä vai pidät hänestä?" Jotenkin ylimääräinen tykkäys tekee kaikesta eron.) Joten ollaksesi reaaliaikainen, sinun ei tarvitse vain reaaliaikaista pääsy tietolähteisiisi, tarvitset BI-työkalun, jonka avulla voit käyttää raporttejasi tosiaikaisesti - ja tämä tarkoittaa sitä, että tarvitset BI-työkalun, jossa on mobiilisovelluksia.

Parempaa vielä, valitse työkalu, jonka avulla voit määrittää hälytykset, jotta sinulle ilmoitetaan aktiivisesti avaintietojen muuttuessa. Tällä tavalla voit olla fyysisesti ja henkisesti läsnä tyttäresi koripallopelissä sen sijaan, että katsot koko ajan iPhonen BI-kojetaulua. Mutta voit silti olla varma, että jos jotain kriittistä tapahtuu, sinulle ilmoitetaan ja voit nopeasti tarkistaa kojelaudan laitteellasi.

Vie raportti:

BI-raportin tarkasteleminen on sinänsä arvokasta, mutta mikä on parempi, on kyky jakaa mielenkiintoisia kaavioita työtovereidesi kanssa. Vähemmän tietoisille työtovereillesi voi tuntua siltä, ​​että jouduit viettämään tunteja rypistämällä numeroita ja luomaan kaavioita. Mutta oikealla BI-työkalulla saat tehokkaita visualisointeja melkein heti. Jotkin työkalut helpottavat myös tulosten julkaisemista verkossa jaettavaksi maailmalle.

Porausominaisuudet:

Toinen tehokas BI-kojetaulujen ominaisuus on kyky porata tietoja syvemmälle. Ehkä huomaat, että myytyjen tavaroiden kustannukset (COGS) nousivat prosentteina myynnistä viime viikolla. Miksi? Staattinen kaavio ei auta. Mutta hyvä BI-kojetaulu antaa sinulle mahdollisuuden porata tietoja ymmärtääksesi miksi.

Oikeat kysymykset, oikeat vastaukset:

Verkkohaun alkuaikoina jouduit antamaan salaperäisiä tekstimerkkijonoja löytääksesi etsimäsi. Jos voisit lisätä joitain Boolen operaattoreita, voit olla melko tehokas AltaVista-käyttäjä. (Bonuspisteet, jos sinulla on idea, mikä AltaVista oli; tuplaa pisteitä, jos olet joskus käyttänyt sitä.) Nykyään kysy vain hakukoneelta kysymys ja Bing, Cortana, Google tai Siri antaa sinulle asiaankuuluvat tiedot. Jotkin BI-työkalut ovat tulossa tarpeeksi älykkäiksi, jotta voit tehdä saman omien tietojen kanssa. Kysy vain: "Mikä oli minun tuotto tuotelinjoittain viime kuussa?" ja anna työkalun tuoda tiedot (ja oivallukset) sinulle.

10 tietosuhdetta aloittamiseen

Aiemmin mainitsin, että hyvät BI-työkalut ladataan valmiiksi hienoilla raporteilla. Nämä raportit ovat automatisoituja konsultteja, jotka auttavat sinua ymmärtämään yritystäsi. Joten pidä tätä tarkistettavaa 10 raporttia tai visualisointia koskevaa luetteloa yksinkertaisena pohjana aloittamisellesi (olettaen, että järjestelmät voivat tarjota sinulle nämä tiedot ja valitsemasi BI-työkalu voi auttaa sinua näkemään sen):

1. Mikä prosenttiosuus asiakkaista peruuttaa palvelusi x päivässä / viikossa / kuukaudessa, ja nouseeko tämä prosenttiosuus ajan myötä?

2. Mitkä tuotteet (tai tuotelinjat) tuottavat korkeimman myyntikate?

3. Mitkä viikonpäivät (tai vuoden kuukaudet) antavat parhaat myyntituloksesi ja jos kyseisillä päivillä / kuukausilla olet ollut trendi nouseva tai laskenut ajan myötä?

4. Kuinka kauan he pysyvät verkkosivustolla sen perusteella, millä verkkosivustosi sivulla asiakkaat käyvät ensin? Mitä hyötyä on sivuista, jotka saavat käyttäjät pysymään pidempään, tai mikä on pahaa sivuilla, jotka ajavat vierailijat nopeammin pois?

5. Millä myyjilläsi on korkein sulkemisaste tarjouksiin, jotka he tekevät?

6. Millä osastoilla on eniten puheluita IT-asiakaspalveluun?

7. Mitä asiakkaita maksavat sinulle eniten tukipalveluihin liittyvissä kustannuksissa, kun verrataan asiakaskohtaista myyntiä asiakaspalvelupyyntöjen määrään?

8. Mitkä asiakkaat puhuvat sinusta eniten sosiaalisessa mediassa, ja ovatko heidän kommenttinsa yleensä myönteisiä vai kielteisiä?

9. Millä verkkosivustoilla työntekijät käyvät useimmiten päivän aikana ja kuinka kauan?

10. Kuinka monta hanketta saatiin päätökseen ajallaan, ja niille, jotka eivät onnistuneet, kuinka monta päivää / viikkoa / kuukautta ne olivat myöhässä.

Pääsyä oikeisiin tietoihin, työkalu, joka voi auttaa sinua ymmärtämään kaiken (ja vähemmän aikaa päivästäsi kuin luuletkaan voi olla), voit tulla tietokaveriksi tai tytöksi tiimillesi, osastollesi tai yhtiö. Ja kuka tietää, seuraavan kerran yritys yrittää täyttää BI-asiantuntijan roolin, saatamme koputtaa kotiovellesi.