7 vinkkiä valitsemalla yritysvoip-palvelu smb-yrityksellesi

Toki, yritysluokan ääni-over-IP (VoIP) tarjoajat ovat nykyään suosituin valinta pienyritysten ja uusien yritysten keskuudessa. Loppujen lopuksi saat kaiken suuryrityksen puhelinvaihteen toiminnot vain murto-osalla rahaa ja useimmissa tapauksissa laskutettavan kuukausittain ja käyttäjää kohden. Lisäksi saat aivan uuden joustavuuden, koska puhelut ovat nyt dataa.

Tämä tarkoittaa, että ne voidaan integroida muihin järjestelmiin, kuten asiakassuhdehallintaan (CRM) tai asiakaspalvelujärjestelmään, ja ne voidaan myös hyödyntää uusina näkemyksinä siitä, miten asiakkaasi suhtautuvat yritykseesi ja mitkä väestötiedot muodostavat ydinyleisösi.

Jos olet päättänyt päivittää VoIP-palveluun, mutta mietit mistä aloittaa, lyhyt vastaus on: Liiku hitaasti, tee kotitehtäväsi ja älä tee kustannuksia ensisijaisena. Siellä on joukko uskomattomia yritys VoIP-järjestelmiä, mutta jokaisella niistä on erilainen ominaisuusjoukko ja erilainen hintarakenne, joten valinta voi olla vaikeaa. RingCentral Office on yksi Editors 'Choice -valinnoistamme, mutta se ei tarkoita, että sinun pitäisi suorittaa automaattisesti heidän verkkosivuilleen ostaaksesi sen. Itse asiassa muut järjestelmät voivat keskittyä erilaisiin ominaisuuksiin, kuten Freshcaller, jonka erikoistuminen on puhelinkeskuksen ominaisuuksiin.

Joten sinun on tehtävä kotitehtäväsi varmistaaksesi, että valitsemasi VoIP-palvelu on oikea yrityksellesi. Tätä silmällä pitäen olemme laatineet tämän luettelon tärkeistä kriteereistä, jotka sinun on otettava huomioon ennen yrityksen VoIP-järjestelmän valintaa.

1. Suunnitelmat ja hinnoittelu

Voimme myös aloittaa tärkeimmällä ominaisuudella: kustannuksella. Mitä hyötyä on valita liiketoiminnan VoIP-palvelu kaikista soittokelloista, jos sinulla ei ole varaa siihen? Toisella Editors 'Choice -voittajalla, AT&T Collaboratella, on fantastinen valikoima ominaisuuksia, mutta sen Basic Voice Solution -paketti alkaa hinnasta 34, 95 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa, vaikkakin tämä alennetaan 17, 48 dollariin käyttäjää kohti kuukaudessa, jos se ostetaan verkosta. RingCentral tarjoaa samanlaisen perus- ja keskitason hinnoittelun 19, 99 dollarista. Jos siirryt premium-tasoon, alkaa hintaan 44, 99 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa, mutta tämä taso tuo mukanaan uusia ominaisuuksia, kuten monitasoinen automaattisen avustajan, saapuvan soittajan tunnuksen, puhelun tallennuksen ja joitain henkilöllisyyden hallintaominaisuuksia..

On kuitenkin halvempia ratkaisuja kuin Editors 'Choices, kuten Grasshopper, joka alkaa 26 dollaria kuukaudessa (ei käyttäjää kohden), mutta vaihdat ominaisuuksia täällä. Esimerkiksi Grasshopperilla et voi kirjoittaa puhelinvastaajaviestejä, eikä järjestelmä tallenna automaattisesti jokaista jälkipuhelua. Nämä ovat loistavia palveluita yrityksille, jotka tekevät kaiken kannettavista tietokoneistaan ​​tai tablet-laitteistaan, mutta ne eivät ole yhtä hyviä kuin RingCentral tai AT&T Collaborate yrityksille, jotka käsittelevät suurta määrää tulevia ja lähteviä puheluita.

Mistä tiedät, mikä sopii sinulle? Älä enää keskity hintaan ja ajattele vain tarvitsemiasi ominaisuuksia. Kun olet kartoittanut piirteitä ääntä tarvitseviin liiketoimintaprosesseihin, tiedät, mitä vähimmäisäänikokoelmasi on tuettava. Sieltä se on vain vertailuostoksia.

2. Muokatut mobiilisovellukset

Työntekijäsi ovat luultavasti ainakin jonkin aikaa liikkeellä, joten haluat hankkia VoIP-palvelun, joka voi matkustaa heidän kanssaan. Valitettavasti kaikki VoIP-palveluntarjoajat eivät tarjoa mobiilisovelluksia, jotka tarjoavat saman arvon ja palvelut kuin työpöytäsovellukset. Suurin osa tarkistetuista järjestelmistä tarjoaa sekä Apple iOS: n että Google Android-mobiilisovelluksia, mutta laatu vaihtelee, samoin ominaisuus, joka asetetaan täysimittaisen pöytätietokoneohjelmiston ja mobiilisovelluksen sisältämien ominaisuuksien välillä. Joskus esimerkiksi mobiilisovellus ei voi luoda lokia näille puheluille eikä luoda vastaajaviestejä, jos puheluun ei vastata.

3. Puhelujen hallinta

VoIP-alustojen kehittyessä ominaisuusjoukot räätälöidään tietyille yleisöille. Tämä tarkoittaa, että et välttämättä löydä samoja ominaisuuksia edes tuotteista, jotka kilpailevat suoraan keskenään. Organisaatioille, jotka sijoittavat VoIP: ään sen ohjelmiston "aivojen" takia, sinun on oltava erityisen varovainen varmistaaksesi, että yrityksesi tarpeet ovat tosiasiallisesti tuotteessa. Puhelujen hallinta on hyvä esimerkki, koska tämä on kattotermi melkein kaikelle, jonka järjestelmä voi tehdä tavallisella puhelulla.

Esimerkiksi, jos sinulla on suuri määrä puheluita, jotka tulevat tiettyyn puhelinnumerojoukkoon (kuten palvelupiste) tai osuvat järjestelmään tietyllä vuodenaikalla (lomapuhelut), saatat tarvita puhelujonoa jonne VoIP Järjestelmä voi älykkäästi jakaa puhelut eri alaliittymien välillä saatavuuden, maantieteellisen tai muun kriteerin perusteella. Toinen esimerkki voi olla laajennusten hallinta, jossa järjestelmä ei vain määritä laajennuksia yksittäisille käyttäjille, vaan se voi myös hallita nimihakemistoa, joka integroituu IT-osastosi verkkohakemistoon.

4. Kolmansien osapuolien integrointi

Tämä on yksi VoIP: n avainveto. Koska kyseessä on ohjelmisto, näissä järjestelmissä on usein luettelo valmiiksi integroiduista sovelluksista, joihin myyjä uskoo asiakkaidensa kaltaisten sovellusten kanssa. Esimerkiksi RingCentral tarjoaa terveellisen annoksen laajennuksia, kuten Desk.com, Dropbox ja Google Drive.

Näiden laajennusten avulla asiakkaat voivat rakentaa mukautettuja työnkulkuja auttaakseen heitä työskentelemään tehokkaammin. Esimerkiksi saapuva asiakassoitto RingCentralin kautta saattaa käynnistää RingCentral-ohjelmiston puhelimen Desk.com-asiakaspalvelusovelluksen sisällä. Palvelun edustaja voi soittaa puhelun ja täyttää normaalimenettelyn mukaisesti vianetsilipun, joka tallennetaan Dropboxiin asiakirjatiedostona, joka on myös linkitetty lipun numeroon Desk.com-tietokannassa. Mutta osana integraatiota saatat myös tallentaa puhelun automaattisen tallennuksen.wav-tiedostona, joka on linkitetty sekä lipun tekstitiedostoon että Desk.com-lipunumeroon, joten aina kun joku kutsuu tätä liputietuetta, molemmat tiedostot näkyvät tukevina asiakirjoina.

Jos haluat kehittää omia mukautettuja integraatioita, etsi toimittajia, jotka tukevat integraatiosovellusliittymiä joko lisäkustannusvaihtoehtoina tai asiakkaille vapaasti ladattavissa. Ne tyypillisesti vastaavat REST-standardia, josta on tullut erittäin yleinen tapa integroida erilaisia ​​pilvipalveluita.

5. Tuki

Kuten minkä tahansa tuotteen kanssa, saatava palvelutaso on ratkaisevan tärkeä palvelusi toimivuuden kannalta. RingCentral tarjoaa ympäri vuorokauden puhelintukea asiakkaille, joilla on suunnitelmat kahdelle tai useammalle käyttäjälle. Jos olet yksi käyttäjä, pystyt saamaan jonkun vain torviin 13 tunnin lohkojen aikana maanantaista perjantaihin. RingCentral tarjoaa myös 24/7 live chat-tukea. Jos ylläpidät globaalia yritystä ympäri vuorokauden, tarvitset löytää palveluntarjoajan, joka voi taata kyselyihisi vastauksen heti (tai ainakin ajoissa). Jos he eivät pysty tarjoamaan sitä, kannattaa ehkä etsiä muualta, varsinkin jos puhelinjärjestelmä on tärkein tapa kommunikoida asiakkaiden kanssa.

Ole kuitenkin varovainen, kun lisäät ominaisuuksia puhelinjärjestelmään, etenkin edellä mainittujen mukautettujen integrointien tapauksessa. Pelkästään siksi, että RingCentral tarjoaa hyvän asiakastukikäytännön, ei tarkoita, että toimitat kaiken, mitä olet integroinut RingCentraliin. Ja vaikka he tekisivätkin, on epätodennäköistä, että he tukevat sisäistä kehittämismekanismia. Katso kaikki puhelinviestintäjärjestelmän komponentit ja varmista, että tiedät kuka soittaa, milloin soittaa ja miksi. Lisäksi, jos aiot kehittää mukautettuja integraatioita, on todella hyvä idea tutkia premium-tukivaihtoehtoja. Kyllä, se on ylimääräistä rahaa, mutta asiantuntijoiden saatavuus sekä kehityksen että päivittäisen toiminnan aikana voi maksaa tulevaisuudessa valtavia osinkoja.

6. Turvallisuus

Suojaus on pakollinen jokaiselle pilvipohjaiselle palvelulle, joka on kytketty yritykseesi, ja hyökkäysvektorit kehittyvät päivittäin. Internet-liitetylle sovellukselle, kuten VoIP, joka toimii yrityksesi viestinnän keskuksena, sisäiset suojaustoimenpiteet ovat vielä välttämättömiä. Suorita toimittajat huolellisesti, jotta tiedät, missä vastuu pilvipohjaiseen palveluun tallennetuista tiedoista on, ja neuvottele mahdollisuuksien mukaan sopimusehtojen suojausehdoista. Etsi palveluita, jotka tarjoavat päästä päähän -salauksen, tietojen salauksen lepoasennossa (jos sellaista on), eikä pelkkien perustodennusten lisäksi myös edistyneitä vaihtoehtoja, etenkin monitekijäinen todennus ja biometriset tiedot.

Keskustele palomuurin takana IT-henkilökunnan kanssa ja varmista, että turvallisuus on myös mielessä. Varmista, että paikallinen verkkolaitteisto on VoIP-tietoinen ja että saatavilla on yritysluokan suojausominaisuuksia… Varmista sitten, että ne ovat käytössä missä heidän täytyy olla. Esimerkiksi virtuaalisia LAN-verkkoja (VLAN) käytetään usein puheliikenteen erottamiseen puhelun laatuun liittyvistä syistä, koska kyseiselle liikenteelle on oma verkko, mikä tarkoittaa, että muiden verkko-sovellusten tiedot eivät voi häiritä ja aiheuttaa äänihäiriöitä puhelun aikana tai jopa katkaistuja puheluita. Mutta VLAN-verkot ovat myös erinomaisia ​​turvaamaan VoIP-keskusteluja niin kauan kuin IT asettaa heidät tämän mielessä. Katso lisätietoja tästä luettelosta mitä tulee tehdä, kun on kyse VoIP-viestinnän suojaamisesta.

7. Yhtenäinen viestintä

VoIP-palveluntarjoajasi voi myös olla keskitetty palvelupiste kaikille viestintätarpeillesi, ja suurin osa on toteuttanut tämän ominaisuuden nimellä UCaaS yhtenäinen viestintä. Tämä tarkoittaa chat-toimintojen, neuvottelupuhelujen, sähköpostien, puheluiden, videopuheluiden ja vastaajaviestien integrointia yhteen sovellukseen. Kaikki tarkistetut palvelut tarjoavat jonkinlaista tällaista palvelua, mutta kaikki VoIP-palveluntarjoajat eivät käsittele niitä samalla tavalla.

Esimerkiksi foorumeilla, kuten Editors 'Choice -voittajamme, AT&T ja RingCentral, on erittäin rikas yhtenäinen viestintäominaisuus, joka kattaa kaikki edellä mainitut kanavat, sekä älykkäät kokousalueet ja vastaavat yhteistyöominaisuudet. Ohjelmistokeskeisemmät palveluntarjoajat, kuten Dialpad, tarjoavat erittäin edistyneitä ja erittäin yhtenäisiä ohjelmistoja, mutta eivät pysty sisällyttämään laitteistopuhelimia yhtä helposti. Lopuksi, erittäin edulliset toimittajat, kuten Grasshopper, eivät ehkä tarjoa yhtenäistä viestintäpalvelua tai vain yhtä tai kahta ylimääräistä kanavaa, kuten faksia ja tekstiä.

Selvitys, mitä kanavia yrityksesi käyttää päivittäin työn saamiseksi, on avain tehokkaalle yhtenäiselle viestinnän toteutukselle. Jos käytät vain ääntä, sinun ei tarvitse huolehtia siitä, mutta nykyään se on käytännössä yksisarvinen. Jokainen yritys kommunikoi käyttämällä enemmän kanavia, jotka yksinkertaisesti puhuvat, ja yhtenäisen järjestelmän olemassaolo tarkoittaa kykyä käyttää näitä kanavia tehokkaammin. Ilman UCaaS-sovellusta, käytät SMB: n eri puolilla järjestelmiä, joten et voi seurata, kuka vastaanotti minkä viestin, millä laitteella ja millä välineellä.